Walaupun harus menunggu jeda yang cukup panjang, mengingat saya telah dinyatakan menjadi penerima Beasiswa LPDP sejak Juni 2015, saya tidak menyesali keberangkatan pada September 2016 ini. Bagi beberapa saudara dan teman saya, keberangkatan seharusnya masih terkejar untuk mulai studi pada Oktober 2015 dengan mengambil program studi di universitas-universitas di UK. Namun demikian, sejak awal saya mendaftar beasiswa, saya telah memutuskan untuk memilih Universität Heidelberg sebagai universitas tujuan studi.
Gambar. Mannheim Medical Faculty, Heidelberg University, dokumentasi pribadi
Saya memilih program studi Biomedical Engineering di Department of Radiation Oncology, Medical Faculty Mannheim, Universität Heidelberg. Program ini benar-benar yang saya inginkan mengingat kurikulum yang sangat sesuai dengan konsentrasi selama S1. Kuliah di Jerman juga menguntungkan dari segi pembiayaan studi karena untuk program internasional pun terhitung lebih murah daripada kuliah di UK misalnya. Sebagai perbandingan, tuition fee program saya sebesar EUR 2,050/semester atau EUR 8,200 selama studi, sedangkan untuk program yang sama di UCL menghabiskan biaya sebesar GBP 23,020 (± EUR 27,000 ) Full Time selama 1 tahun. Ya, walaupun saya dapat beasiswa dan tidak perlu memikirkan uang SPP, tapi saya memikirkan berapa banyak orang lain yang bisa diberikan beasiswa dengan penghematan sebesar ini.
Dalam perjalanan setahun masa pencarian LoA, banyak pihak memberi saran (dan desakan :D) untuk segera memulai studi dan mendaftar beberapa program lain sebagai cadangan. Saya mendaftar paling tidak 3 program, yaitu program studi Medical Physics, McGill University (Kanada), Physics di Faculty of Physics and Astronomy, Universität Heidelberg dan Biomedical Engineering, Medical Faculty Mannheim, Universität Heidelberg. Deadline 2 program pertama bersamaan, yaitu 15 Januari 2016, sedangkan program ketiga, deadline pada 15 April 2016.
Secara umum syarat yang diminta untuk ketiga program tersebut dapat dirangkum dalam tabel berikut:
| Checklist dokumen |
Medical Physics
McGill University
(September 2016) |
Physics
Uni Heidelberg
(April 2016) |
Biomedical Engineering
Uni Heidelberg
(September 2016) |
| Fotokopi ijazah dan terjemahan yang dilegalisir |
√ |
√ |
√ |
| Fotokopi transkrip dan terjemahan yang dilegalisir |
√ |
√ |
√ |
| Motivation Letter |
√ |
√ |
√ |
| Recommendation letter (2) |
√ |
– |
√ |
| CV |
√ |
√ |
√ |
| Formulir pendaftaran |
√ |
√ |
√ |
| IELTS min. 6.5 (overall), no less than 6 (each) |
√ |
– |
√ |
| Proof of Financial Support |
√ |
√ |
√ |
| School leaving certificate (Ijazah SMA, fotokopi ijazah dan terjemahan yang dilegalisir) |
– |
√ |
– |
| Keterangan |
[Online Application]
Biaya pendaftaran: CAD 107.39
Pengiriman IELTS:
Rp 350.000
|
[Offline Application]
Biaya pendaftaran:
–
Pengiriman dokumen:
USD 24.30
|
[Offline Application]
Biaya pendaftaran:
–
Pengiriman dokumen:
USD 24.30
Pengiriman IELTS:
Rp 350.000
|
Persiapan Dokumen
Semua dokumen yang diminta saya siapkan dengan sebaik-baiknya, termasuk dengan meminta bantuan teman untuk proofread motivation letter dan CV. Dua dokumen ini penting karena merupakan variabel yang masih dapat kita sempurnakan. Sebagai tips, carilah template CV dan panduan penulisan konten pada motivation letter yang berlaku umum bagi universitas atau negara tujuan studi. Untuk surat rekomendasi, mintalah kepada dosen yang mengenal kita dengan baik, bisa itu dosen mata kuliah, dosen pembimbing akademik, atau dosen pembimbing skripsi. Bagus juga untuk meminta surat rekomendasi dari atasan di lembaga penelitian tempat kita pernah magang atau bekerja. Dokumen lainnya yaitu formulir pendaftaran dan bukti finansial itu adalah hal administratif yang mudah didapat. Selebihnya, ijazah, transkrip, dan sertifikat bahasa adalah dokumen yang sudah jadi dan tidak dapat diubah lagi, kecuali mau mengulang tes lagi misalnya.
Catatan: Biasanya dalam sebuah halaman informasi mengenai pendaftaran, terdapat Admission Regulation yang mengatur mengenai sistem penilaian dan pemeringkatan pada proses penerimaan. Dengan mengetahui regulasi ini, kita dapat lebih meningkatkan kualitas dokumen yang kita kirimkan sekaligus mengetahui peluang kelulusan kita dalam program tersebut.
Online Application
Untuk dapat submit seluruh dokumen, kita harus memenuhi syarat pembayaran application fee, biasanya dengan memberikan informasi kartu kredit. Selebihnya pengiriman dilakukan secara mudah dengan cara mengunggah dokumen dan mengisi kolom-kolom pertanyaan data diri kita. Sistem ini memungkinkan kita untuk menyelesaikan aplikasi sampai menit-menit terakhir pada tanggal deadline yang menyesuaikan waktu setempat.
Untuk IELTS, sebenarnya sistem online ini lebih memudahkan karena kita hanya perlu meminta test center kita untuk mengirimkan secara elektronik. Dalam kasus saya, program studi di McGill tersebut belum masuk daftar test center saya sehingga harus mengeluarkan biaya tambahan untuk pengiriman.
Offline Application
Maksud dari offline application adalah pengiriman dokumen dalam bentuk fisik. Untuk keperluan ini, saya mempercayakan kepada Pos EMS. Saya pengalaman 3 kali mengirimkan dokumen (ke Kota Mannheim dan Kota Heidelberg), semuanya hanya membutuhkan 4 hari untuk sampai. Biaya yang diperlukan untuk pengiriman dihitung per negara, yaitu sebesar USD 24.30 ke Jerman untuk dokumen dengan berat maksimal 250 gram. Tarif paling update dapat dicek di sini (http://ems.posindonesia.co.id/tarifems.html). Tak lupa mengirimkan sertifikat IELTS yang tidak bisa dikirim berbarengan dengan dokumen yang lain karena duplikat sertifikat IELTS hanya bisa dikirimkan oleh test center kita. Alamat yang dituju disesuaikan dengan alamat program studi masing-masing mengingat Uni Heidelberg memiliki fakultas yang terletak di kota lain, misalnya kampusku di Kota Mannheim.
Pengumuman: Habis Gelap Terbitlah Terang
Sekitar bulan Maret-April, pengumuman dari McGill dan Physics Heidelberg datang hampir bersamaan. McGill menolak aplikasi saya dengan alasan aplikan yang banyak dan sangat kompetitif. Tak berselang berapa lama, surat dari International Office Uni Heidelberg pun datang yang berisi penolakan yang sama, kali ini dengan alasan mata kuliah yang diambil di S1 belum memenuhi 50% mata kuliah yang dipersyaratkan untuk ambil master di sana. Belajar dari pengalaman ini, saya menyempurnakan dokumen saya terutama motivation letter, harus benar-benar disesuaikan dengan program yang dituju. Kali ini saya memang jauh lebih optimis karena track record studi dan pengalaman penelitian sebelumnya sejalan dengan program studi ini. Akhirnya, sekitar minggu kedua bulan Mei, saya mendapatkan notifikasi via email mengenai kelulusan saya, bersambung pengiriman lembar LoA ke alamat saya sebulan setelahnya.
Dari pengalaman ini, saya menyadari bahwa intuisi kita selalu menuntun pada hal yang benar. Hanya saja, terkadang kita mempunyai keraguan dan menyebabkan ketidakefektifan tenaga, pikiran, dana, bahkan emosi. Namun demikian, proses trial dan error ini bermanfaat juga dan patut dicoba sebagai ajang latihan sebelum ujian yang sebenarnya (admission program studi yang diprioritaskan). Jangan takut ditolak karena adanya penolakan tidak selalu berarti kita tidak mampu, melainkan menjadi arahan menuju posisi yang paling sesuai untuk kita.
Penulis:
Sita Gandes Pinasti, PK 38
