Beberapa hari yang lalu ada pertanyaan dari teman yang masuk ke inbox fb saya tentang bagaimana mendapatkan Unconditional Letter of Acceptance (LoA) dari RWTH-Aachen. Katanya, info yang diperoleh dari postingan saya sebelumnya masih belum jelas cara mendapatkan LoA unconditional tersebut. Benar, postingan tersebut lebih difokuskan pada langkah awal bagaimana mendapatkan persetujuan profesor sebagai pembimbing doktoral dalam bentuk offer letter. Dan kemaren ada teman juga yang datang ke Aachen dengan hanya bermodalkan offer letter dari profesor untuk mendaftar ulang (enrolment) sebagai mahasiswa doktor di RWTH-Aachen. Tentu saja pihak kampus (Admission Office) meminta teman saya ini untuk mengisi formulir yang sebenarnya bisa dilakukan secara online dan tidak harus datang ke Aachen. Saya tidak tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk bisa mendapatkan LoA Unconditional dari pihak kampus, mengingat pengalaman saya butuh waktu kurang lebih 2 bulan sampai terbit LoA tersebut. Nah, agar di kemudian hari tidak terjadi „kesalahan“ dalam memaknai LoA ini, sedikit saya tulis pengalaman saya bagaimana mendapatkan LoA unconditional bermodalkan offer letter dari profesor.
LoA, merupakan bukti (surat keterangan) yang menyatakan bahwa seseorang dikatakan layak sebagai calon mahasiswa pada sebuah program studi (di kampus Jerman biasanya disebut Institut) secara akademik. Berbeda dengan Offer Letter (ada juga yang menyebutnya Invitation Letter), LoA ini dikeluarkan oleh pihak kampus kepada calon mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran secara online dan mengirimkan berkas-berkas yang berhubungan dengan akademik seperti ijazah dan transkrip nilai, sertifikat IELTS/TOEFL yang masih berlaku, dan lain-lain. LoA ada yang masih bersifat “bersyarat” (conditional) dan ada yang sudah “tidak bersyarat” (unconditional). Kondisi bersyarat biasanya karena ada salah satu persyaratan pendaftaran (atau lebih) yang belum terpenuhi seperti nilai IELTS/TOEFL. Beberapa penyandang dana (sponsor) biasanya lebih mengutamakan calon penerima beasiswa yang sudah memiliki Unconditional LoA karena ini artinya calon mahasiswa tersebut sudah memastikan satu “kursi” di kampus yang dituju sehingga proses kuliah dapat dilaksanakan sesegera mungkin.
Seperti halnya kampus/universitas yang lain, ada beberapa tahap yang harus dilakukan untuk mendapatkan satu “kursi” di program doktoral RWTH-Aachen, yaitu :
- Mendaftar secara online
Sama halnya dengan mahasiswa S1 dan S2 lainnya, langkah awalnya adalah melakukan pendaftaran secara online di website :
https://zul-a.campus.rwth-aachen.de/Default.aspx?imma=einl
Setelah selesai mengisi data pada pendaftaran online di atas, pada tahap akhir ada formulir pendaftaran (application form) yang telah terisi sesuai dengan data yang dimasukkan sebelumnya dan nomor pendaftaran (application number). Silahkan mencetak formulir tersebut. Nomor pendaftaran ini dibutuhkan pada saat menghubungi pihak International Office baik melalui email ataupun via telp untuk menanyakan status pendaftaran.
- Mengirimkan dokumen melalui pos
Sesuai dengan arahan yang tertera pada saat mendatar online, beberapa dokumen berikut harus dikirimkan melalui pos.
- Formulir pendaftaran yang sudah diisi dan dibubuhi tanda tangan pendaftar.
- Invitation Letter (Offer Letter) dari Profesor.
- Formulir yang menyatakan profesor bersedia menjadi pembimbing (“Betreuungsbestätigung Promotion”). Contoh formulir seperti ini. (Formulir ini juga menyatakan bahwa tidak ada kendala dengan persyaratan bahasa karena untuk mendapatkannya harus mengirimkan sertifikat IELTS/TOEFL ke pihak International Office.)
- Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae). Sebaiknya menggunakan template dari http://europass.cedefop.europa.eu/en/home
- Fotokopi tranksrip dan ijazah S1 dan S2 yang telah dilegalisir.
- Fotokopi transkrip dan ijazah S1 dan S2 dalam bahasa Inggris atau bahasa Jerman. Transkrip dan ijazah dalam bahasa Inggris yang dikeluarkan secara resmi oleh kampus-kampus di Indonesia bisa digunakan sehingga tidak perlu mengalihbahasakan ke jasa translator.
Seluruh dokumen tersebut dikirimkan ke alamat:
“International Office der RWTH-Aachen. Abt. 2.1 – Zulassung.
Templergraben 57, 52062 Aachen, Germany”
- Menunggu informasi dari pihak International Office kampus tentang kelulusan pendaftaran kita.
Untuk kasus saya, karena waktu yang sangat sempit untuk mengikuti wawancara beasiswa, saya menghubungi petugas International Office melalui surat elektronik (email) mengenai status pendaftaran. Saya jelaskan kondisi saya saat itu bahwa saya butuh Unconditional LoA dari RWTH-Aachen untuk mengikuti wawancara beasiswa dari pemerintah Indonesia dan saya belum bisa mengirimkan dokumen melalui pos karena akan membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke Aachen. Setelah diskusi dan mengirimkan soft copy semua berkas-berkas yang dibutuhkan, Alhamdulillah pihak kampus bersedia mengeluarkan Unconditional LoA dan mengirimkan salinannya ke email saya.
Lampiran LoA unconditional saya dapat dilihat di sini.
Poin dari tulisan ini adalah bahwa untuk mendapatkan Unconditional LoA Doktor (S3) setelah mendapatkan offer letter dari profesor di RWTH-Aachen tidak terlalu sulit asalkan mengetahui prosedurnya. Dan jangan malu untuk bertanya ke profesor ataupun pihak International Office kampus mengenai hal-hal yang memang belum jelas saat melakukan pendaftaran. Semoga sukses.
Kontributor : Dedi Rosa Putra Cupu
Mahasiswa Doktoral, RWTH Aachen University