Journey to Germany (Part 2): Proses LoA – Bonn University

Setelah sebelumnya di Part 1 saya berbagi pengalaman tentang proses perjalanan menuju studi di Jerman secara umum, di bagian ini saya akan membahas khusus bagaimana proses saya bisa mendapatkan LoA dari program The Bonn International Graduate School – Oriental and Asian Studies (BIGS-OAS).

Sesudah kesulitan, ada kemudahan. Alhamdulillah, saya merasakan betul makna dari perjuangan mendapatkan LoA di kampus Jerman (karena sudah ditolak berkali-kali). Setelah mendapat kepastian penolakan dari Hamburg University di bulan April, saya mulai merevisi proposal riset saya, sambil mendaftar ke program yang ada di Bonn University.

Kenapa Bonn University? Karena setelah meng-googling, saya menemukan kecocokan antara program yang ditawarkan, kesesuaian minat saya, serta deadline aplikasinya di bulan Juni (banyak kampus lain yang sudah terlewat pendaftarannya yang mostly akhir/ awal tahun). –> hikmah dari pengalaman saya, kalau bisa, saat mencari LoA sebaiknya langsung daftar ke beberapa program/ kampus sekaligus. Kalau saya, tipenya satu per satu apply-nya. Kalau gagal, baru lanjut ke pencarian berikutnya. Ini agak berbahaya kalau waktunya mepet ^^”.

Saat browsing di website Bonn University, saya temukan 2 program doktoral yang sesuai dengan minat riset saya terkait Asian Studies yaitu di Program ZEF dan BIGS – OAS.  Mengingat batas waktu penyerahan LoA ke LPDP yang semakin mepet (6 months remaining), maka saya pun harus berkejaran dengan waktu. Terlebih, ada rezeki tak disangka-sangka di tengah perjuangan saya mencari LoA, yang menyebabkan saya harus menunda keberangkatan studi ke Jerman ke tahun 2017.  Saya merasa rezeki yang saya (dan suami) dapatkan ini jauh lebih prioritas, daripada memaksakan berangkat studi ke Jerman dalam waktu dekat.

Maka, sembari mempersiapkan aplikasi ke Bonn University, saya pun mencoba menghubungi CS LPDP terkait kemungkinan defer (penundaan) studi karena alasan kehamilan dan melahirkan. Juga kemungkinan dari program doktoral yang hendak saya daftar untuk memberikan LoA lebih awal (mid 2016) walaupun saya baru bisa intake kuliah mid 2017.

Alhamdulillah, saya mendapat sinyal positif dari CS LPDP dengan syarat saya tetap harus menyerahkan LoA sebelum batas waktu berakhir (Desember 2016), serta adanya persetujuan dari kampus yang saya apply untuk penundaan studi ke intake 2017.

Dan kemudahan lainnya saya dapatkan pula dari BIGS-OAS dan ZEF. Setelah saya mengirim email tentang kondisi saya, ZEF merespon dengan positif. Mereka meminta saya untuk segera memasukkan aplikasi saya, walaupun kemungkinan proses seleksi sampai tahap pengumuman memakan waktu sampai 3 bulan (padahal belum tentu keterima juga XD). Hal ini terjadi karena mereka perlu waktu untuk  menyeleksi berkas saya, serta mencari profesor yang bersedia dan available untuk menjadi supervisor saya di tahun 2017.

Adapun sinyal yang lebih positif saya dapatkan dari BIGS-OAS. Saya mendapat banyak bantuan dan kemudahan terkait kondisi saya di atas. Saya pun diminta untuk segera mengirimkan ringkasan proposal riset, dan kemudian menyusulkan aplikasi lengkapnya. Akhirnya, saya memilih untuk mendaftar ke BIGS-OAS dibandingkan ZEF karena pertimbangan waktu dan chance mendapatkan LoA (*pragmatis mode).

Oya, perlu menjadi catatan bahwa di program ZEF dan BIGS OAS, aplikan tidak perlu mengontak dan mendapatkan profesor terlebih dahulu. Justru dari program-lah yang akan mencarikan profesor yang sesuai dengan tema riset kita. Jadi, beda program studi, bisa beda case ya. Bisa jadi di program doktoral lainnya, mereka meminta dapat persetujuan profesor dulu baru kemudian berkas aplikasi lain menyusul.

==========================================

Berikut ini beberapa syarat dokumen yang harus saya lengkapi untuk aplikasi ke BIGS-OAS:

The application package must include the following documents:

• a completed application form*
• an outline of the proposed doctoral project
• a curriculum vitae
• two letters of recommendation
• copies of all degrees received
• a copy of the B.A. or M.A. thesis (or an equivalent final paper)
• evidence of proficiency in the major source or field language relevant to source analysis or the dissertation project.
• proof of proficiency in German or English (not applicable, if applicants are native speakers of German or/and English or if applicants have graduated from an German/English speaking university)
• The application deadline is June 15 of any year. (Later applications may also be accepted.)
• Please submit your application package as ONE PDF document via email.

Application requirements:

Applicants must hold a M.A. or equivalent with an above-average grade of „very good“ in a relevant doctoral studies discipline of BIGS-OAS from a German university or an equivalent degree from a foreign university (more information). The admission to the graduate program expects participants to have advanced German or English language proficiency (more information).

Proposed doctoral project:

Applicants are expected to conduct an outline of their proposed doctoral project on a maximum of six pages. Apart from a description of topics, the abstract should include the contribution to existing research, use of theoretical and methodological concepts, and also a preliminary working plan. Moreover, applicants must show evidence of proficiency in the major source or field language relevant to their dissertation project.

The outline proposed by the applicant will be considered as preliminary thoughts for possible doctoral projects. As a rule, participants do not join the program with a finished project plan, instead the first year of studies is designed for participants to formulate an adequate topic with researchers and/or scholars. Therefore the working title chosen at the beginning of the doctoral program can be changed after the first year.

Selection process:

The executive committee of BIGS-OAS selects the participants. Experts (a member of the subject or field from the university) can serve as a consultant during the selection process. An important decision criterion is the applicant’s academic qualification. Promising applicants will be contacted for a personal interview which takes place in August. These interviews can also be held in form of a telephone interview. All applicants will be notified by the end of August.

===========================

Setelah berjibaku merombak proposal (ini yang paling sulit) dan memenuhi semua persyaratan, saya pun kemudian mengirimkan aplikasi saya pada 1 Juli 2016. Beruntung, late application benar-benar masih bisa dipertimbangkan. Mungkin karena saya mendaftarnya untuk intake 2017 yaaa (?). hehehe…

Dan Alhamdulillah, setelah 20 hari aplikasi saya masuk, saya mendapatkan email pengumuman penerimaan di program BIGS – OAS, dan saya mendapatkan profesor, yang seorang etnolog dan ahli Indonesia. Beliau bersedia menjadi pembimbing saya di tahun 2017 nanti (*Alhamdulillah yaa Allah, sujud syukur TT___TT).

Dan sebulan kemudian (sekitar pertengahan Agustus 2016), saya pun resmi mendapat LoA pada program BIGS-OAS dan surat keterangan supervisi Profesor. Proses mendapatkan LoA ini pun setelah melalui serangkaian revisi agar sesuai dengan ketentuan dari LPDP dan aplikasi VISA Jerman (nanti) . *Alhamdulillah, terima kasih banyak untuk koordinator programnya yang sudah sabar dan berbaik hati membantu walaupun di Jerman lagi libur musim panas.

 

Setelah mendapatkan LoA ini, bukan berarti perjuangan sudah selesai. Masih banyak hal administratif dan birokrasi lainnya yang harus disiapkan. Jalan menuju Jerman masih panjang. Namun, semoga dimudahkan dan dilancarkan prosesnya hingga hari H keberangkatan dan mulai studi di Bonn nanti. aamiin….

PS: Intinya, saat proses mencari LoA teruslah berjuang  dan rajin-rajin berkomunikasi dengan program koordinatornya. Sesudah kesulitan, selalu ada kemudahan. Selamat berjuang, para pencari ilmu :)!

 

*Retno Widyastuti

Awardee LPDP Doctoral Program Batch IV 2015

PK – 54 Sandya Caraka

BIGS – OAS Bonn University, Jerman

artikel ini bisa diakses juga https://chikupunya.wordpress.com/