Lapor (Registrasi) Diri ke Konsulat RI untuk Menghindari Hal-Hal yang Tak Diingini

“WNI yang berada di luar negeri wajib melaporkan keberadaan, kepindahan, perubahan alamat, status izin tinggal, dan kejadian penting lainnya (seperti kelahiran, perkawinan, perceraian, maupun kematian) kepada Perwakilan Republik Indonesia di negara setempat.”

Tulisan di atas tertera jelas di website resmi Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Frankfurt Am Main. Ini artinya setiap Warga Negara Indonesia (WNI) yang sedang berada di Jerman diharuskan melaporkan keberadaannya kepada perwakilan negara di Jerman. Tidak jauh beda dengan konsep lapor diri di kampung kita. Bagi warga kampung yang pindah rumah dari satu RT ke RT lain, diharapkan lapor dalam 2 kali 24 jam ke ketua RT setempat.

Tujuan dari proses lapor diri sangat jelas agar keberadaan kita diketahui oleh perwakilan negara kita tercinta sehingga jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan (semoga tidak pernah terjadi apa-apa) dapat diselesaikan dengan baik oleh bapak/ibu perwakilan negara. Selain itu, kita juga bisa meminta bantuan perwakilan negara untuk mengurus dokumen konsuler/imigrasi seperti penggantian paspor, surat keterangan status pernikahan, surat keterangan kelahiran, surat keterangan pulang habis ke Indonesia, dan lain-lain. Satu lagi, bagi Dosen Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang sedang tugas belajar di luar negeri, lapor diri merupakan langkah awal untuk mendapatkan penilaian prestasi akademik untuk mengisi Sasaran Kerja Pegawai (SKP). SKP ini merupakan salah satu syarat kenaikan pangkat/jabatan fungsional. Jadi, lapor (registrasi) diri itu SANGAT PENTING kan?

 Berhubung saya kuliah di RWTH-Aachen yang masih dalam wilayahnya NRW (North Rhein Westphalia) maka saya harus melaporkan diri ke KJRI Frankurt am Main. Proses lapor diri dapat dilakukan dengan 2 cara, datang langsung ke Kantor KJRI Frankfurt am Main di Zeppelinallee 23, 60325 Frankfurt am Main atau bisa melalui pos ke alamat tersebut. Aachen – Frankurt tidak begitu jauh, tapi tetap butuh waktu apalagi proses lapor diri hanya bisa dilakukan pada hari di saat saya harus ke Institut (saat hari kerja), makanya saya memilih opsi kedua. Selain itu opsi kedua ini juga dapat menghemat biaya transportasi dan akomodasi. Ada satu lagi cara, biasanya saat ada acara yang berhubungan dengan KJRI, misalkan pada saat acara ONE DAY INDONESIA di Dortmund tanggal 28 Maret 2015, di situ pihak KJRI Frankfurt mengadakan warung konsuler dengan menu utama pelayanan registrasi/lapor diri.

Adapun dokumen-dokumen yang dibutuhkan saat lapor diri (sesuai di website KJRI):

1. Paspor asli
2. Formulir Lapor diri yang telah diisi lengkap dan ditandatangani pemohon (bisa didownload di sini)
3. 2 (dua) lembar pasfoto terbaru (maksimal 3 (tiga) bulan) ukuran 4×6 dengan latar belakang bebas,
4. Fotokopi visa dan/atau izin tinggal (Aufenthaltsbescheinigung/Aufenthaltstitel) di Jerman yang masih berlaku (izin tinggal asli diperlihatkan kepada petugas),
5. Fotokopi halaman-halaman Paspor yang berisi data diri, tanda tangan pejabat dan halaman lain yang telah digunakan,
6. Fotokopi surat registrasi tempat tinggal (Meldebestätigung),
7. Fotokopi Akta Kelahiran (Geburtsurkunde),
8. Fotokopi surat/akta perceraian bagi yang telah bercerai,
9. Fotokopi surat keterangan/kartu pelajar/mahasiswa (Studentenbescheinigung) dari Universitas/Sekolah bagi mahasiswa/pelajar yang belajar,
10. Fotokopi Surat Keterangan Bekerja (Arbeitsbescheinigung) bagi yang bekerja,
11. Fotokopi Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri (bila ada), dan
12. Bila registrasi diri yang telah jadi akan dikirimkan kembali melalui jasa pos, harap sertakan amplop balasan beralamat lengkap dan perangko secukupnya (sebaiknya tercatat/einscreiben).

Bagi yang menggunakan paspor dinas, selain dokumen-dokumen di atas harus juga melampirkan Fotokopi Surat Tugas Keterangan Tugas dari Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dan Fotokopi Surat Keterangan Tugas dari Instansi asal.

Sekali lagi, jangan lupa menyertakan amplop balasan lengkap dengan alamat rumah dan perangko balasan. Kalau bisa langsung saja ke kantor pos, minta ke petugasnya bahwa perangko yang kita butuhkan pada amplop balasan adalah yang tercatat (einscreiben). Amplop balasan tidak harus sebesar amplop hvs karena surat keterangan bahwa kita telah lapor diri ditempelkan pada bagian belakang paspor seperti ini:

Selamat melaporkan diri ke konsulat RI untuk menghindari hal-hal yang tak diingini.

Penulis : Dedi Rosa Putra Cupu (LPDP-Jerman Awardee, S3 RWTH-Aachen University)