Sebagai wadah organisasi penerima beasiswa Lembaga Pengelola Dana Pendidikan (LPDP) di Jerman Formal Jerman memiliki fungsi untuk memfasilitasi dan mempererat hubungan kekeluargaan antara sesama penerima beasiswa LPDP serta berpartisipasi aktif dalam memberikan kontribusi nyata untuk pembangunan Indonesia pada khususnya dan dunia pada umumnya.
Pada tanggal 8-9 Oktober 2016, kepengurusan Formal Jerman 2016-2017 mengadakan pertemuan untuk membahas mengenai program kerja Formal setahun kedepan. Adapun pertemuan dilakukan di Rumah mas Maulana Arifin yang berlokasi di Echterdingen, Stuttgart. Pertemuan ini diawali dengan agenda rapat dengan pembahasan proker dan AD ART pada tanggal 8 Oktober 2016. Rapat ini dipimpin oleh Branindityo Nugroho (Bram) selaku wakil koordinator dan dihadiri oleh Koordinator Formal Jerman 2016-2017, Andri Mubarak, Sekretaris Kasih Ditaningtyas, Internal dihadiri oleh Karlina Denistia dan Raynard Daniel, Eksternal dihadiri oleh Galuh AI, Oktiani Putri, dan Raisatun Nisa, serta Pendidikan dihadiri oleh Gabriela Aristia, Sabhrina Gita, dan Hamidi Putra dan melalui sambungan telepon Bendahara oleh Hashlin Pascananda Utami
Rapat diawali dengan makan siang dan dilanjutkan presentasi singkat terkait visi misi oleh Andri Mubarak dan berikutnya presentasi dan tanya jawab terkait proker dari masing-masing divisi dan yang terakhir adalah pembahasan AD ART.
Adapun hasil pertemuan tersebut diantaranya sebagai berikut:
- Penjelasan Rencana Strategis yang mencakup 4 poin : (1) Pembenahan sistem organisasi dengan menjadikan AD ART FORMAL Jerman sebagai pedoman organisasi; (2) Penguatan fungsi pelayanan ke internal dengan membuat sistem pelayanan terintegrasi dan database terupdate, memperkuat rasa kekeluargaan sesama awardee dan memperlancar alur komunikasi antar awardee; (3) Peningkatan fungsi eksternal, e.g pengembangan website serta kerjasama dengan berbagai pihak baik LPDP dan organisasi dan komunitas lainnya di Jerman maupun di luar Jerman, dan (4) Mendorong kontribusi positif penerima beasiswa LPDP, e.g. forum sharing keilmuan dan program yang mendorong dan memotivasi anak-anak Indonesia untuk berani menggapai cita-citanya dll
- Catatan keuangan sudah diserahterimakan dari kepengurusan FORMAL sebelumnya. Bendahara sudah mengecek neraca keuangan dari bulan Juni sehingga sudah balance. Program kerja dari bendahara masih sama seperti tahun kemarin, seperti tabungan 20 Euro setiap bulan, iuran kas 5 Euro setiap tahun, dan peminjaman uang. Pada kepengurusan tahun ini, akan diupayakan penyempuraan sistem keuangan Formal Jerman yang akan ditindaklanjuti dengan pembuatan SOP terkait peminjaman dan pengembalian dana Formal Jerman.
- Dari divisi Internal, akan diadakan Silaturahmi pada bulan Desember/Januari, mengenai tempat akan disampaikan kemudian. Selain itu, sistem penyerahan LoG dan LoS telah diperbaharui dan ditangani langsung oleh divisi Internal.
- Diperlukannya sosialisasi penggunaan SLACK kepada teman-teman anggota Formal Jerman
- Dari divisi Eksternal, pembaharuan website akan dilakukan terutama terkait kapasitas dan desain website.
- Terkait surat rekomendasi Beasiswa Lanjutan S2 ke S3, FORMAL Jerman akan menjembatani awardee dengan Atase Pendidikan. Namun, awardee LPDP Jerman harus melaksanakan kewajiban-kewajibannya terlebih dahulu sebagai anggota FORMAL sebagai bukti keaktifan sebagai awardee LPDP di Jerman.
- Untuk universitas yang belum ada di list LPDP, akan direncanakan pengajuan list universitas di Jerman yang tidak termasuk dalam daftar universitas yang dimiliki oleh LPDP melalui Atase Pendidikan. Teknisnya akan dibahas lebih lanjut dengan membentuk tim kecil yang akan dikoordinir oleh FORMAL Jerman.
- Dari divisi pendidikan, ada dua macam program, yakni FORCANG (Formal Berbincang) dan FORCUS (Formal Casciscus Zusammen).
- FORCANG merupakan sharing di bidang keilmuan/diskusi ilmiah melalui media online via google hangout/Skype for Business. Sasarannya dari anggota FORMAL dan Umum. Publikasinya bisa juga dengan komunitas lainnya di Indonesia seperti komunitas AKBER (Akademi Berbagi). Waktunya diusulkan pada hari Sabtu ketiga setiap bulan Pukul 14.00 – 15.00 CET/CEST (Waktunya tentatif). Bidang FORCANG bisa meliputi Teknik, Pertanian, Kedokteran Akuntansi & Keuangan, Sosial, Sains, Hukum, Budaya & Bahasa, Hukum, dan Ekonomi. Program ini bekerjasama dengan Divisi Eksternal dan Internal Communication untuk publikasinya. Untuk pembicara, apabila ada teman-teman FORMAL yang berkenan, akan disebar Google Form.
- FORCUS merupakan belajar bahasa Jerman bersama. Sasarannya untuk anggota FORMAL. Waktunya 2 minggu sekali, setiap hari Jum’at. Ada 20x kegiatan FORCUS, dengan satu admin yang memonitor diskusi.
- Pembahasan AD ART: terdapat beberapa pasal yang sekiranya perlu penyempurnaan dan penjelasan serta terdapat beberapa pasal yang perlu dihilangkan karena dianggap memiliki kesamaan makna dengan pasal diatasnya. Akan dibentuk tim adhoc yang akan membahas dan membuat draft AD ART penyempurnaan yang akan diajukan di Muktamar FORMAL Jerman 2017.
- Tindak lanjut: Rancangan program kerja dan timeline akan diserahkan ke DPW untuk disahkan menjadi program kerja Formal Jerman 2016-2017.
Kemudian untuk agenda pada tanggal 9 Oktober 2016 yaitu kunjungan ke Old Town Heidelberg. Perjalanan dilakukan selama 1,5 jam menggunakan kereta regional Stuttgart-Heidelberg. Agenda pertama dimulai dengan mengunjungi Schwetzingen Schloss di Schwetzingen kemudian dilanjutkan ke Heidelberg Schlossbeleuchtung.
