Salam kenal. Jika kamu terdampar di artikel ini maka kemungkinan besar kamu sedang mencari referensi mengenai bagaimana mengajukan permohonan visa ke Jerman untuk tujuan studi. Oleh karena itu saya akan mencoba menceritakan pengalaman saya dalam mengajukan permohonan visa ke Jerman dengan bermodalkan informasi yang ada maupun petunjuk dari para pendahulu yang telah sukses melanjutkan studinya di negeri dengan penduduk terbanyak di Uni Eropa ini.
Sebenarnya semua informasi yang dicantumkan di situs resmi Kedutaan Besar Jerman di http://www.jakarta.diplo.de/Vertretung/jakarta/id/01_20Visa_20idn/01visastelle/0-visastelle.html sudah cukup lengkap dan terstruktur, namun ada beberapa hal yang dalam praktisnya tidak sama persis pada petunjuk yang tertera di sana. Adapun berdasarkan keterangan yang saya dapat di situs tersebut, utamanya ada dua macam jenis visa yang bisa diajukan yaitu:
- Visa Schengen (untuk kunjungan sampai dengan 90 hari)
- Visa Nasional (untuk tinggal lebih dari 90 hari)
Sementara tujuan pengajuan visa dibagi menjadi berikut:
- Bekerja
- Studi
- Wisata
- Kumpul keluarga (keluarga menyusul orangtua yang bekerja atau studi di Jerman)
- Kerja sosial
- Kurus/Pelatihan/Seminar
Dari beberapa tujuan tersebut artikel ini akan fokus hanya kepada pengajuan dalam rangka studi yang menggunakan beasiswa LPDP, di mana saya memerlukan visa Nasional karena akan tinggal di Jerman lebih dari 90 hari.
Berdasarkan pengamatan saya, kemungkinan status pengajuan visa dilakukan dalam keadaan berikut ini:
- Pergi secara individu saja hingga akhir masa studi
- Pergi secara individu namun berencana akan membawa keluarga di waktu mendatang
- Pergi sekaligus membawa keluarga
Untuk 3 hal tersebut, pembahasan saya akan hanya pada keadaan nomor satu dan dua yang menurut saya serupa namun hanya berbeda dalam pencantuman data saja. Saya pribadi kebetulan berstatus nomor dua.
Hal yang pertama perlu dilakukan adalah mendaftarkan perjanjian visa sesegera mungkin di link yang tertera di halaman http://www.jakarta.diplo.de/Vertretung/jakarta/id/01_20Visa_20idn/01visastelle/terminvergabe.html. Setelah mendaftarkan perjanjian visa maka kamu akan mendapatkan balasan email dari Kedutaan Besar Jerman. Jangan lupa membawa print email konfirmasi perjanjian visa tersebut pada saat datang ke kantor Kedutaan Besar Jerman di wilayah Thamrin. Posisi tepatnya adalah dekat bundaran HI di sebelah Hotel Mandarin, di jalan Thamrin arah menuju Sudirman. Setelah mendaftarkan diri, maka yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan seluruh dokumen persyaratan. Ketentuan persyaratan dokumen terdiri dari persyaratan umum pengajan visa nasional yang dapat dilihat di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/4332004/Daten/6055897/D_id__Visa_Nasional.pdf dan persyaratan khusus studi yang dapat dilihat di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/4230636/Daten/5871271/D3_id__Studium.pdf. Catatan tambahan untuk penerima beasiswa lain seperti DAAD, kemungkinan akan ada perbedaan persyaratan yang bisa dilihat di halaman mengenai ketentuan visa studi dengan beasiswa di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/3453948/Daten/3296643/Merkblatt_fr_Stipendiaten.pdf yang tidak akan saya bahas di sini.
Dari persyaratan umum pengajuan visa nasional maka dokumen yang diperlukan adalah sebagai berikut:
- Print email konfirmasi perjanjian visa
- Formulir permohonan yang bisa diunduh di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/3443162/Daten/5220805/antrag_national.pdf
(Contoh pengisian yang saya lakukan bisa dilihat di dokumen ini)
- Lembar pernyataan pemeriksaan perjalanan yang bisa diunduh di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/4046772/Daten/5159820/H3__Pemeriksaan__Lembar_perjalanan.pdf
(Pengisian form ini cukup mudah, hanya dengan mengisi cek list dan data mengenai negara mana yang pernah kamu kunjungi dalam dua tahun terakhir.)
- Pas foto biometris berukuran 3,5 x 4,5 dengan latar belakang abu-abu muda sebanyak 3 lembar yang contohnya dapat dilihat di https://www.bundesdruckerei.de/sites/default/files/sample_photos_for_id-documents.pdf
(Jangan menempelkan foto di kertas form, cukup lampirkan saja dengan paper klip ataupun dipisahkan di plastik kecil foto. Silahkan persiapkan lebih banyak dari kebutuhan yang ditulis persyaratan karena nantinya hanya akan diambil dua lembar dan sisanya akan dikembalikan.)
- Paspor yang masih berlaku setidaknya 1 tahun. Difotokopi halaman yang berisi data diri dan catatan resmi (yang diisi di bagian paling belakang)
(Segera isi lengkap bagian belakang paspor mengenai data diri, kontak yang bisa dihubungi dan ditandatangan. Seringkali saya sendiri pun lupa untuk mengisinya dan saya yakin banyak juga yang tidak pernah mengisi halaman tersebut. Jangan sampai hanya karena tidak lengkap kemudian kamu harus mengisi dan membuat dahulu fotocopy-nya yang pastinya akan memakan waktu yang tidak sebentar.)
- Polis asuransi kesehatan yang bisa digantikan dengan asuransi perjalanan selama 90 hari (sesuai masa berlaku visa)
(Saya menggunakan asuransi ACA Superior individu untuk masa 90 hari. Melihat penjelasan dokumen persyaratan umum visa di bagian polis asuransi yang menyatakan bahwa “… maka harus membuat asuransi perjalanan yang berlaku sesuai dengan masa berlaku visa (visa nasional pada umumnya diberikan untuk 90 hari)”, saya menyarankan untuk mengikuti masa berlaku asuransi selama 90 hari meski berdasarkan beberapa pengalaman aplikasi visa dengan asuransi perjalanan di bawah 90 hari ada pula yang tetap disetujui.)
- Biaya permohonan sebesar 60 EURO dalam rupiah.
(Yang tidak kalah penting meskipun bukan dokumen adalah menyiapkan biaya administrasi dalam bentuk cash sebesar 60 Euro yang akan disesuaikan pada kurs hari tersebut. Untuk memudahkan silahkan siapkan uang pas agar tidak memerlukan kembalian dari petugas loket. Jika memerlukan di lantai dasar saya melihat ada mesin ATM BCA. Tapi saya menyarankan untuk menyiapkan uang cash tersebut dari sebelum tiba di kedutaan untuk menghindari hal yang tidak diinginkan semisal ATM tidak berfungsi ataupun kosong.)
Sementara tambahan dari persyaratan khusus studi maka dokumen yang diperlukan adalah sebagai berikut:
- Daftar riwayat hidup
(Di dokumen persyaratan ada petunjuk berbentuk tabel namun tidak ada format resminya. Yang pasti silahkan gunakan bahasa Jerman atau Inggris. Jika sudah punya cv menurut saya silahkan gunakan yang sudah ada agar tidak memakan waktu untuk menyiapkannya.)
- Pembiayaan selama tinggal di Jerman
(Untuk penerima beasiswa LPDP bisa menggunakan LoS (Letter of Sponsorship) yang ditujukan ke Kedutaan Besar Jerman ataupun LoG (Letter of Guarantee). Yang akan diperhatikan adalah rincian pembiayaan yang didapatkan. Bila berencana membawa keluarga seperti kasus saya, maka pastikan bahwa biaya untuk keluarga sudah tercantum di sana. Besar pembiayaan normal pada dasarnya pasti cukup untuk individu, namun untuk kebutuhan keluarga bisa dipastikan lagi dengan mencari info terbaru lewat rekan yang sudah di Jerman ataupun dengan mengirimkan email pertanyaan ke kantor administrasi masing-masing kota (bisa digoogling ke website resmi kota di Jerman). Dengan dokumen ini seharusnya kamu tidak harus mencantumkan bukti rekening bank mana pun.)
- Konfirmasi penerimaan dari universitas, jenis-jenis yang mungkin bisa digunakan didetailkan jelas di dokumen persyaratan studi
(Istilah LoA (Letter of Acceptance) atau Admission Letter biasa digunakan untuk dokumen ini. Dapat menggunakan print dari dokumen yang diterima via email (bila perlu menggunakan tinta berwarna agar tanda tangan nya berwarna) ataupun dokumen yang diterima secara langsung via pos.)
Untuk poin-poin berikut ini, di dalam dokumen dinyatakan bahwa hanya diwajibkan bagi calon pelamar studi yang belum memiliki poin nomor 9, namun saya tetap menyertakannya saat mengajukan permohonan visa kemarin.
- Ijazah S1 yang sudah diterjemahkan dalam bahasa Inggris dan dilegalisir
- Transkrip nilai S1 yang sudah diterjemahkan dalam bahasa Inggris dan dilegalisir
- Surat motivasi yang ditandatangan di bagian akhir
(kebutuhan tanda tangan ini tidak dinyatakan di dokumen, namun di kedutaan saya diminta untuk menandatangani surat motivasi saya di bagian akhir. Tidak ada format resmi mengenai surat motivasi, saya sendiri menggunakan surat motivasi yang saya gunakan saat mendaftar ke universitas. Sama seperti daftar riwayat hidup, silahkan gunakan bahasa Jerman atau Inggris.)
Sementara poin-poin berikut adalah yang saya tambahkan (kebetulan juga ditanyakan saat saya hadir di kedutaan untuk mendaftar visa).
- Sertifikat bahasa asing (Inggris maupun Jerman jika ada)
(Meskipun tidak dituliskan sebagai persyaratan dan kuliah saya merupakan program dalam bahasa Inggris, saya ditanya mengenai sertifikat bahasa Inggris yang saya jawab dengan fotocopy dokumen IELTS saya (tidak dilegalisir, namun membawa dokumen aslinya). Jadi tidak ada salahnya melampirkan dokumen ini. Apalagi jika sudah punya sertifikat bahasa Jerman juga menurut saya akan lebih baik jika dilampirkan.)
- Surat korespondensi dengan pihak penyedia tempat tinggal
(Dokumen ini sebagai bukti bahwa kamu sudah mencari tempat tinggal di kota tujuan meski belum resmi mendapatkan.)
Untuk kesemua dokumen tersebut (selain biaya permohonan tentunya) saya sarankan disiapkan dalam bentuk formulir dua rangkap yang diisi dan ditandatangan serta dokumen lainnya berupa asli (ditunjukkan hanya bila ditanyakan) dan fotocopy dua rangkap, kemudian dikelompokkan menjadi dua kelompok dokumen dengan formulir permohonan di bagian depan. Silahkan gunakan stepler untuk dokumen yang lebih dari 1 lembar (misal surat motivasi terdiri dari dua halaman, fotocopy transkrip nilai, dan lain-lain) namun saya tidak menyarankan untuk menggunakan stepler untuk menggabungkan keseluruhan dokumen dikarenakan petugas loket akan mengatur sendiri dokumen-dokumen tersebut. Silahkan gunakan klip kertas yang mudah dibuka untuk menyatukan kelompok dokumen tersebut. Untuk mempercepat proses, silahkan susun dengan rapih dalam dua kelompok dokumen dengan isi yang sama sebelum diberikan ke petugas loket. Saya sendiri menyiapkan dua rangkap tambahan untuk formulir yang perlu diisi, yaitu formulir permohonan visa dan lembar pernyataan pemeriksaan perjalanan untuk jaga-jaga bila ada kesalahan yang membuat saya harus mengisi ulang.
Agar lebih mudah melakukan pengecekan terakhir sebelum pergi ke kantor Kedutaan Besar Jerman, maka saya buatkan list yang bisa dilihat di bawah ini.
Bila diperlukan, kabarnya fotocopy, print, berikut internet terdekat bisa ditemukan di Hotel Mandarin yang lokasinya bersebelahan dengan harga yang tidak murah (Internet 75 ribu per setengah jam, print 15 ribu per lembar, dan fotocopy 8 ribu per lembar). Ataupun opsi yang lebih murah kabarnya bisa ditemukan di basement Menara Mandiri di belakang gedung kedutaan. Bila kelengkapan dokumen dianggap kurang, dari informasi yang saya dapat maka pemohon dipersilahkan untuk melengkapinya dan bisa kembali di hari yang sama. Karena itu waktu yang paling strategis untuk mengajukan visa adalah di pagi hari agar sisa waktu yang dimiliki bila ada yang belum lengkap cukup panjang. Tapi semoga cerita melengkapi dokumen ini tidak terjadi kepada kamu ya.
Bila proses penyerahan dokumen sudah dilakukan, maka petugas loket akan memeriksa dan meminta kamu mengkoreksi bila ada yang perlu diperbaiki atau belum diisi dengan ballpoint (hitam ataupun biru tidak masalah). Jadi silahkan bawa ballpoint sendiri untuk memudahkan. Setelah itu kamu akan diminta menandatangan form cetakan dari kedutaan setelah memastikan data-data yang tercantum benar, kemudian menuliskan juga nomor handphone dan alamat email kamu yang bisa dihubungi. Setelah itu paspor kamu akan diserahkan kembali untuk dibawa kembali. Nantinya bila visa sudah selesai maka kamu akan membawa kembali paspor tersebut di kedutaan. Kabar mengenai selesainya visa akan disampaikan via email ataupun telepon dalam jangka waktu 3-8 minggu.
Tips tambahan untuk kedatangan ke Kedutaan Besar Jerman adalah berikut ini:
- Silahkan datang 1 jam sebelum janji jika memungkinkan dikarenakan akan ada antrian masuk ke kedutaan. Kamu tidak mau kedatangan telat menyebabkan aplikasi visa kamu tertunda kan.
- Silahkan bawa perlengkapan seperlunya, jika memungkinkan peralatan elektronik hanya membawa handphone saja. Semua peralatan elektronik (termasuk laptop, harddisk, dan power bank) akan diperiksa dan diminta tinggal di ruangan petugas keamanan dengan loker yang kuncinya diberikan kepada kamu. Sebenarnya tidak masalah selama barang-barang tersebut tidak ada yang berbahaya, namun proses pemeriksaan tas kamu akan memakan waktu lama sehingga bila kamu datang di waktu yang mepet mungkin saja membuat kamu terlambat.
- Jangan takut berbicara dengan orang yang sedang mengantri di depan atau belakang kamu karena kamu tidak tahu dari mana informasi tambahan yang bermanfaat akan kamu dapat. Selain itu bila mengetahui jadwal janji pengajuan visa sesama pengantri, maka kamu bisa saling menghormati dengan memberikan antrian yang lebih dahulu ke orang yang memiliki janji lebih dahulu bila rentang waktu janji kamu masih panjang.
Untuk link-link yang saya berikan, besar kemungkinannya akan ada perubahan bila di-update oleh pihak kedutaan. Karena itu silahkan menelusuri website tersebut untuk info yang kamu butuhkan dengan garis besar yang telah dijabarkan di artikel ini. Jika ada yang belum jelas, silahkan hubungi saya di hardani.maulana@gmail.com bila perlu penjelasan lebih lanjut. Semoga sukses!
Kontributor : Hardani Maulana
Referensi lain bisa didapat juga di tulisan rekan-rekan saya di:
https://lpdp-jerman.org/mudahnya-mengurus-visa-student-ke-jerman-dari-sudut-pandang-lain/
http://suryanara.org/home/mengurus-visa-studi-jerman-untuk-pemula/
http://obipambudi.blogspot.co.id/2016/06/mengurus-visa-studi-jerman.html