Melanjutkan studi di Jerman memang tidaklah lengkap tanpa keluarga. Berbeda dengan studi di negara ASEAN atau Australia yang relatif dekat, studi di Jerman memiliki jarak tempuh kerinduan yang lebih jauh 😀 . Kebanyakan mahasiswa yang menempuh studi di jerman memang memboyong keluarga mereka setelah 3 sampai 6 bulan setelah mereka menapaki jerman. Hal ini umum dijumpai dan banyak tertulis di blog-blog mahasiswa master maupun doktorand. Namun beberapa bulan itu akan terasa sangat lama dan menyiksa. Terutama bagi pengantin baru (atau yang masih merasa pengantin baru :D) atau keluarga yang baru memiliki anak usia balita, yang sedang lucu-lucunya. Hal itulah yang melatari perjuangan beberapa orang untuk bisa bepergian bersama dari awal. Alhamdulillah, saya dan keluarga (istri dan dua anak saya) diberikan kemudahan untuk bisa berangkat bersama-sama ke Jerman pada bulan agustus 2016. Dalam tulisan ini saya akan berbagi beberapa catatan ketika saya mengurus visa keluarga dari awal.
A. Pastikan anda bisa membawa keluarga berbarengan
Pertama sekali yang harus dilakukan adalah menghubungi Ausländerbehörde (ABH) kota setempat. Ausländerbehörde adalah kantor imigrasi kota. Merekalah yang menentukan apakah kita boleh membawa keluarga langsung atau tidak. Kedutaan hanya menerima berkas saja. Alamat email Ausländerbehörde bisa didapat dengan meng-google „ausländerbehörde (spasi) nama kota“. Biasanya email resmi berdomain resmi dibelakangnya (e.g blablabla(at)luebeck(dot)de atau blablabla (at)hamburg(dot)de) walaupun tidak semuanya seperti itu.
Tanyakan via email kepada ABH apakah kita bisa membawa keluarga langsung ke jerman bersama kita. Tentu dengan memperkenalkan diri dahulu (nama, asal negara, keperluan di jerman (studi), istri dan jumlah anak dan umurnya, dan yang paling penting adalah keuangan kita selama dijerman (besaran beasiswa dll). Setelah itu tanyakan syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk bisa membawa keluarga langsung bersama kita.
Jika ABH menjawab boleh. Maka bukti email tersebut di print untuk dijadikan bukti ketika membuat visa nanti (jika diperlukan—backup document). Jika mereka menjawab tidak, coba lobby ulang dengan pendekatan lain 😀
B. Persiapan berkas visa
Selanjutnya adalah mempersiapkan berkas. Mempersiapkan berkas keluarga memang membutuhkan kesabaran serta ketelitian ekstra serta dana yang kadang-kadang ekstra juga. berkas visa kumpul keluarga langsung ini pada dasarnya dipersiapkan seperti layaknya visa family reunion biasa. Ada banyak blog yang menuliskan cara mempersiapkan dokumen visa kumpul keluarga berseliweran di internet. Salah satunya adalah ini :
http://lpdp-jerman.org/mengurus-visa-family-reunion-ke-jerman/
dan ini :
https://mellyloveskitchen.com/2014/11/29/visa-kumpul-keluarga-ke-jerman/
Untuk menghindari pengulangan (Sebenarnya karena males nulis :P) maka saya akan menyoroti hal-hal urgen saja terkait membawa keluarga langsung ini.
Berikut syarat yang pernah saya catatkan untuk membawa istri dan anak :
- Passport dan dua lembar fotocopy passport (istri dan anak)
Fotocopy dibagian yang ada keterangan identitas dan tandatangan.
- Dua rangkap formulir permohonan
Formulir permohonan diisi lengkap dengan huruf kapital, soalnya handwriting jerman agak berbeda dengan indonesia.
Untuk waktu keberangkatan bisa diperkirakan saja kapan, tergantung kapan (waktu beasiswa mulai berlaku misalnya).
Untuk alamat di jerman dituliskan alamat sesuai kontrak wohnung (lihat dibawah).
Untuk formulir anak, jangan lupa untuk ditandatangani oleh KEDUA orang tua dibagian yang memerlukan tanda tangan.
- Dua paspoto terkini
Pastikan mengikuti aturan paspoto untuk pasport, seperti 80% wajah dsb. Nama pemilik foto dituliskan dibelakang foto untuk menghindari tercecer.
- Buku nikah (asli dan fotocopy)
Cara melegalisirnya bisa merujuk pada dua link yang saya tautkan diatas. Pastikan yang anda fotocopy adalah setelah semua terlegalisasi (sudah mencakup terjemahan bahasa jerman dan stempel legalisasi dari kedutaan)
- Akte kelahiran anak (asli dan fotocopy)
Akte ini dilegalisasi merujuk pada dua link yang ada diatas. Pastikan yang anda fotocopy adalah setelah semua terlegalisasi (sudah mencakup terjemahan bahasa jerman dan stempel legalisasi dari kedutaan). Akte orang tua tidak perlu dilegalisasi.
- Surat keterangan dari pasangan yang tinggal di jerman (asli dan fotocopy)
Surat ini disebut dengan familienzussamenführung. Istri dan anak masing-masing harus dibuatkan surat ini (suratnya sama) dan dirangkap masing-masing dua eksemplar. Pada visa family reunion (dimana keluarga menyusul kemudian) lembaran ini distempel oleh ABH kota setempat. Namun karena kita ingin membawa keluarga diawal, maka hal tersebut tidak diperlukan. Berikut saya lampirkan contoh familienzussamenführung:
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
(nama pengaju)
(alamat)
(nomor hape)
(email)
Deutsche Botschaft
Jalan MH thamrin I
Jakarta, Indonesien
10310
Tel +62 21 39855000
Jakarta, (tanggal)
Familienzussamenfuehrung
Sehr Geehrte Damen Und Herren,
Mein Name ist (nama pengaju) und ich interessiere mich fuer eine zussamenfuehrung meiner Familie in Deutschland.
Ich begin meine Studie von (tanggal perkiraan mulai) bis (Tanggal perkiraan selesai) an der (nama institusi tempat studi di jerman) (nama supervisor jika doktorand) in (nama kota), mit dem Angesterben Abschluss (nama gelar akhir jika selesai studi .e.g Doktor rerum Naturalium (Dr.rer.nat)).
Ich habe eine stipendium von (nama beasiswa jika ada//dalam bahasa jerman). Dieses Stipendium garantiert mir, dass auch meine Familie warhrend der Zeit meines Studium in (nama kota) im Rahmen einer Familiezussamenfuehrung nach Deutschland kommen kann und in Deutschland finanziell abgesichert ist.
Es handeln sich um folgende Personnen:
| Nachname | Vorname | Geburstdatum | Adresse |
| Nama belakang istri | Nama depan istri | Tanggal lahir istri | Alamat di indonesia |
| Nama belakang anak pertama | Nama depan anak pertama | Tanggal lahir anak pertama | Alamat diindonesia |
| Nama belakang anak kedua | Nama depan anak kedua | Tanggal lahir anak kedua | Alamat di indonesia |
Wir sind sehr an einer erfolgreichen Beantragung interressiert und mochten daher alle erforderlichen Unterlagen bei der Einreichung zur Verfuegung stellen.
Hochachtungsvoll
(nama pengaju)
—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————-
*Yang dicetak miring dan tebal adalah kolom yang harus anda isi sendiri. Tanda kurung dihilangkan
**Nama pengaju adalah nama anda– yang akan menempuh pendidikan di jerman.
- Sertifikat A1 asli dan fotocopy
Istri saya TIDAK menggunakan sertifikat bahasa apapun. Syarat ini amatlah berat terutama bagi yang tidak berdomisili di Jakarta dan sekitarnya. Apalagi jika istri anda sedang mengasuh anak kecil yang tidak bisa ditinggal. Berat, karena untuk test saja memerlukan waktu 2-3 hari termasuk perjalanan belum lagi untuk mengambil hasil tes. Bagi kami yang berdomisili nun jauh di ujung sumatera ini, itu artinya tiket pesawat dan hotel seharga jutaan rupiah. Namun mengapa istri saya bisa pergi tanpa A1?
Aturan mengenai kemampuan bahasa jerman dapat dilihat ditautan berikut :
http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/3453920/Daten/4652545/H8_id__Deutschkenntnisse.pdf
Dalam poin pengecualian disebutkan kalau pasangan anda bisa tidak memiliki sertifikat bahasa jerman jika memiliki ijazah S1 sehingga bisa bekerja. Atau hanya menemani sementara di Jerman. Dalam hal ini saya mempersiapkan keduanya. Untuk poin pertama yang harus dipersiapkan adalah ijazah S1 istri dan print out Anabin mengenai universitas almamater istri. Apa itu Anabin? Anabin adalah situs untuk melihat apakah institusi kita diakui di jerman atau tidak. Berikut linknya
http://anabin.kmk.org/no_cache/filter/institutionen.html
Buka dibagian „suche“ –cari—search (dibagian atas), masukkan nama negara dan pilih institusi tempat istri atau suami anda bekerja. Nanti akan keluar hasilnya. Jika hasilnya H+ maka institusi tersebut diakui dijerman which is good. Namun jika hasilnya H+/- maka jangan putus asa dulu. Karena itu berarti bisa diakui dan bisa tidak, which mean masih ada kesempatan. Hehehe.
Hasil Anabin ini di print berikut dengan keterangan makna H+, H+/- yang ada dibagian „info“ di link ini
http://anabin.kmk.org/no_cache/filter/institutionen.html
Ijazah S1 (atau S2 atau S3) pasangan anda beserta hasil print Anabin ini akan jadi bukti bahwa istri/suami kita eligible untuk ke jerman tanpa sertifikat A1 bahasa jerman. Ada yang mengatakan syarat ini hanya untuk awardee DAAD. Namun hal tersebut tidak dicantumkan di website. Jadi anda bisa mencobanya.
Kita bisa juga mencoba dengan cara kedua yaitu dengan menyertakan bukti bahwa istri kita hanya mendampingi kita sementara. Saya menggunakan surat „sakti“ dari professor saya yang menyatakan kurang lebih bahwa: saya adalah calon phd student ditempatnya, istri dan anak saya perlu mendampingi saya ikut dalam proses belajar saya and the most important istri dan anak saya HANYA akan menemani saya sampai saya selesai study (cantumkan masa studi dari kapan sampai kapan) dan akan KEMBALI ke indonesia setelah itu. Surat sakti ini terbukti mengantarkan istri saya berhasil ke Jerman barengan dengan saya. Hehehe. FYI, saya menyiapkan juga dokumen pertama (Anabin), namun belum sempat dikeluarkan, karena pihak kedutaan sudah legowo menerima dokumen kedua ini.
Walaupun tidak ada sertifikat A1, saya tetap merekomendasikan pasangan anda untuk belajar bahasa jerman dasar.
- Bukti tempat tinggal pasangan di jerman
Ini adalah bagian paling rumit dalam kepengurusan visa menurut saya. Rumit karena kita harus mendapatkan kontrak rumah di Jerman selagi kita berada di Indonesia.
Kenapa rumit, karena kedutaan Jerman/ABH ingin kita punya tempat tinggal dulu di Jerman jika bawa keluarga sebelum mendapatkan visa (which is make sense, gak mungkin juga sekeluarga tidur di mesjid atau di gorong-gorong kan?!), tapi penyewa rumah di Jerman juga ingin kepastian bahwa kita benar-benar pasti akan datang ke Jerman, yaitu berupa bukti visa, karena mereka tidak ingin kehilangan penyewa potensial lain yang ingin menyewa tempat mereka hanya gara-gara orang yang belum nyata wujudnya akan tiba di Jerman. Jadi lingkaran birokrasi ini benar-benar menguras airmata (tsah). Penyewa rumah di Jerman umumnya ingin bertemu tatap muka langsung dengan calon pengontraknya. Saya sangat terbantu oleh professor saya yang begitu baiknya mau bersusah payah mencari wohnung untuk keluarga saya. Terbilang puluhan wohnung sudah dijajaki, ada yang langsung menolak, ada yang php setelah menerima (jadi curcol). Namun impian untuk mendapatkan wohnung selagi kita di Indonesia bukanlah mustahil. Dalam kasus saya, saya membutuhkan waktu kurang lebih 5 bulan untuk bisa mendapatkan wohnung keluarga di jerman.
Cara lain yang bisa dicoba adalah menggunakan teman yang sudah ada di kota tersebut. Tapi teman tersebut harus bisa meyakinkan penyewa bahwa anda benar-benar akan datang ke Jerman. Pada kasus saya, akhirnya saya mendapatkan wohnung dari lobby professor saya kepada temannya yang juga pengusaha real-estate di kota tempat saya studi. Banyak kasus juga dimana orang Indonesia punya kenalan dengan pengusaha real-estate atau kenal dekat dengan penyewa rumah. Ini bisa dicoba. Yang paling penting adalah anda bisa mendapatkan KONTRAK TERTULIS ATAS NAMA ANDA yang tidak mungkin didapat jika anda menumpang sementara dirumah teman atau zwischenmiete. Pastikan juga besar wohnung sesuai dengan kualifikasi. Kualifikasi besar wohnung ini harus anda tanyakan ke ABH via email. Dan bukti percakapan tersebut di print sebagai back-up document kalau-kalau kedutaan menganggap besar wohnung anda tidak mencukupi syarat.
- Bukti kecukupan keuangan
Ini bisa digantikan dengan surat keterangan dari beasiswa anda. Tapi anda harus pastikan anda menanyakan dahulu kepada Ausländerbehörde (lagi) mengenai berapa besaran uang yang harus anda sediakan untuk bisa membawa keluarga ke jerman. Terlebih dahulu ceritakan bahwa anda memiliki beasiswa yang menanggung keluarga (jika ada, contohnya LPDP). Jika jumlah yang di minta oleh ABH ini sesuai dengan budget anda, maka email ABH ini anda print, untuk dijadikan backup ketika membuat visa. Pihak kedutaan terkadang agak skeptis dengan biaya beasiswa, karena dinilai tidak cukup untuk menghidupi keluarga. Namun hal ini akan terbantah jika anda menunjukkan surat dari ABH tersebut. Namun apabila ABH menyebutkan jumlah yang agak kurang rasional bagi kondisi keuangan anda, mungkin anda bisa mempertimbangkan untuk melobi kembali ABH tersebut. Jangan berputus asa 😀
- Biaya visa 60 euro per orang
Biaya visa ini dibayarkan dalam rupiah. Jumlahnya seringkali melebihi kurs euro yang umumnya dipakai. Alangkah baiknya jika membawa uang lebih, termasuk pecahan-pecahan sepuluh ribu atau dua puluh ribu. Untuk anak-anak dibawah 12 tahun biayanya hanya 30 euro per orang.
- Asuransi perjalanan
Syarat ini tergolong baru. Asuransi perjalanan (bukan asuransi kesehatan saja) biasanya mencakup 90 hari terhitung mulai dari kapan kira-kira kita akan berangkat. Masing-masing sesuai dengan jumlah anggota keluarga yang akan dibawa dan difotocopy dua rangkap.
C. Hal lain yang harus diperhatikan
Sekali lagi yang menentukan anda diterima atau tidak adalah ABH. Kedutaan hanya menyaring berkas saja. Adakalanya kedutaan tidak ingin berkas tersebut dikembalikan karena kurang lengkap, karena itu terkadang seleksi berkas dikedutaan sangat ketat. Tapi hal ini bisa dilalui jika kita membawa dokumen tertulis lengkap (baik dari percakapan email dengan ABH maupun info resmi dari website) sehingga kita punya amunisi yang kuat.
Dokumen yang anda bawa sebaiknya masing masing difotocopy rangkap dua (minimal). Hal ini guna mengantisipasi penundaan di loket kedutaan, secara fotocopy amat sangat jauh dari kedutaan (yang terdekat sih ada, tapi cukup untuk membobol kantong anda :D)
Pasangan anda harus hadir ketika anda mengajukan visa di kedutaan. Karena memerlukan sidik jari untuk kelengkapan dokumen. Anak-anak tidak harus hadir.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah, walaupun membawa keluarga merupakan sesuatu yang membahagiakan, pastikan anda memiliki pendamping untuk mengenal lingkungan baru di kota tujuan anda. Karena beradaptasi dengan lingkungan dan bahasa baru tentu tidak mudah. Apalagi yang beradaptasi tidak hanya satu orang tetapi satu keluarga. Pendamping sangat saya anjurkan terutama untuk mereka yang belum pernah ke Jerman sebelumnya.
Dan yang terakhir adalah doa yang kencang. Ada tekanan besar ketika kita mulai membuat list kebutuhan visa keluarga ini. Bahkan saya sempat pesimis melihat banyaknya to-do-list yang harus dikerjakan dan mengingat belum ada trace record tulisan orang yang membawa keluarga diawal (setidaknya setelah saya googling cukup dalam). Karena itu doa yang kencang itu sebuah keniscayaan.
Semoga bermanfaat.
Dalam kehangatan keluarga dikota Lübeck yang dingin.
Penulis:
Maulana Ikhsan (PhD student in Fraunhofer EMB/Universität zu Lübeck)
iwg45k