FORMAL Deutschland

HERLIZH WILLKOMMEN IN DEUTSCHLAND, ini pasti kalimat pertama yang akan rekan-rekan baca setelah hampir 13-16 jam di udara dan kaki kembali menyentuh darat tiba di bandara (flughafen) Jerman, senang rasanya bisa tiba selamat di negara tujuan apalagi terbayang rencana kedepan terbentang indah selama kita menyelesaikan studi.Bayangan indah kehidupan di Jerman pasti sudah mengisi ruang-ruang otak kita kan? Tunggu dulu cerita indah itu HANYA BISA TERJADI dan HANYA AKAN TERJADI ketika kita sudah melakukan langkah birokrasi yang satu itu. Ya, proses registrasi kependudukan (Anmeldebestätigung) di Kantor Kecamatan (Bürgeramt) di kota tempat kita tinggal dimanapun alamat apartement kita berlokasi.

Sebelum lebih jauh, saya jelaskan dulu arti Anmeldebestätigung biar rekan-rekan tidak kebingungan membedakan dengan Anmeldebescheinigung. Pada saat kita datang, kewajiban yang disyaratkan oleh Uni/FH/Hochschule sebelum memulai perkuliahan adalah REGISTRASI, dan dokumen yang diminta saat registrasi perkuliahan tiada lain salah satunya KTP kita tinggal di kota tersebut itulah yang disebut Anmeldebescheinigung yang artinya Surat Keterangan Penduduk. Adapun proses untuk mendapatkan dokumen itu disebut Anmeldebestätigung atau proses registrasi. Lalu pertanyaannya bagaimana cara melakukan registrasi? Nah kalau penasaran lanjutkan baca ke paragrap selanjutnya ya.

Setelah kita memiliki tempat tinggal tetap/sementara, kita wajib membawa dokumen kontrak (Mietvertrag) atau Surat Keterangan care of (c/o) yang tertera nama kita berikut alamat jelas disertai paspor aseli, visa terstempel imigrasi di Jerman serta kemampuan bahasa Jerman basic. Pasti ada yang bertanya emang gaboleh pake bahasa Inggris? Boleh aja sih cuma form isiannya gada yang ditulis dalam bahasa selain Inggris, artinya tanpa ngerti bahasa Jerman agak sulit mengisi form dimaksud, kecuali nanya ke mukimin Indonesia yang sudah fasih berbahasa Jerman. Form ini bisa diperoleh dengan mudah di front office kantor Bürgeramt kok gratis hanya tinggal isi. Begini penampakan formular nya:

Saat mengambil form kita akan diberikan secarik kertas nomor antrian (persis kaya di bank di tanah air). Setelah mengisi form dua lembar di atas maka antrilah di ruang tunggu Kantor Kecamatan untuk menunggu giliran dipanggil. Saya kasih tips jitu cara proses registrasi kependudukan apabila kita belum membuat appoinment adalah, DATANG SEPAGI MUNGKIN saat hari Senin (di Berlin, Senin khusus layanan tanpa appoinment dan jam 7 kantor kecamatan sudah buka) jangan harap dapat antrian kalau anda datang setelah jam 9, karena banyak “pendatang tanpa termin” yang juga mencari peruntungan registrasi. Oh ya, begitu kita dipanggil kita akan ditanya kontrak rumah asli serta no paspor dan tanggal lahir. Pengalaman saya karena akan membawa keluarga, saya daftarkan pula dependant yang akan menyertai kita selama studi ditulis pada tabel di hal kedua form agar kita tidak perlu lagi melakukan registrasi saat keluarga kita datang. Tidak butuh waktu lama (pengalaman saya 10 menit) sudah bisa kita peroleh SATU LEMBAR KERTAS BERHARGA untuk kehidupan kita dalam berbagai urusan di Jerman kedepan. Beginilah surat Anmeldebescheinigung yang SANGAT PENTING tersebut:

Pasti ada yang bertanya, apa sih pentingnya KTP secuir ini (pake kertas burem pulak)? Nih saya kasi tahu manfaat Surat Sakti ini bagi kehidupan anda 2, 4 atau 5 tahun kedepan:

1. TIDAK MUNGKIN MEMBUKA REK BANK (BANK KONTO) tanpa ada surat ini.
2. TIDAK MUNGKIN MENDAFTAR ASURANSI (KRANKENVERSICHERUNG) tanpa ada surat ini.
3. TIDAK MUNGKIN MENDAPAT SEMESTER TICKET (STUDIERENDEAUSWEIS) tanpa ada surat ini.
4. TIDAK MUNGKIN MELAKUKAN TRANSAKSI ELEKTRONIK (online payment) tanpa ada alamat terdaftar.
5. TIDAK MUNGKIN LAPOR DIRI KE KBRI/KONJEN tanpa ada surat ini.
6. TIDAK MUNGKIN BISA PERWALIAN (WS/SS) tanpa ada surat ini.
7. Masih banyak lagi hal-hal lain yang TIDAK MUNGKIN DIPENUHI tanpa surat ini.

So cukup jelas dan ngeri-ngeri sedap kan kegunaannya selembar Anmeldebescheinigung ini bahkan kalau saja budaya laminating ada di Jerman, saya pasti akan melaminasi Anmeldebescheinigung ini agar tetep kinclong dan mulus. Selanjutnya pasti sampai kapan berlakunya Anmeldebescheinigung ini. KTP ini HANYA BERLAKU apabila kita masih tinggal di alamat saat kita tinggal saat ini, dengan kata lain kalau kita pindah rumah/alamat maka kita WAJIB melakukan registrasi ulang. Kok repot amat??? Bayangkan begitu kita pindah tanpa mengurus penggantian alamat, seluruh dokumen dari pihak ketiga akan terkirim ke alamat lama kita. Terbayang ga sih info berakhirnya kontrak rumah, rek koran (Kontoauszug), Semester Ticket atau paket pos sampai ke alamat lama dan petugas pos tidak menemukan nama kita di alamat dimaksud? Kebiasaan di Jerman, hampir seluruh urusan birokrasi dikirim via pos (hampir jarang yang dikirim via email apalagi sms, line, whatsap atau facebook hehe. So jangan anggap enteng hal yang mudah ini, karena indahnya hidup di Jerman akan serta merta hancur berantakan tanpa mengurus alamat baru. Jangan ragu-ragu, proses ini jauh dari sulit, mintalah kolega anda di kota tujuan untuk mencarikan alamat kantor kecamatannya, khusus anda pengunjung web FORMAL Jerman dimanapun kota anda tinggal kami Keluarga LPDP Jerman akan senang hati membantu anda mengurus hal-hal seperti ini. Semoga bermanfaat, selamat bergabung dengan keluarga FORMAL Jerman dan selamat menjelajah Jerman yang penuh sejarah ya…

Awal musim panas 2015

Penulis : Ron Soesman (Awardee LPDP Jerman, S3 Technische Universitaet Berlin)

“WNI yang berada di luar negeri wajib melaporkan keberadaan, kepindahan, perubahan alamat, status izin tinggal, dan kejadian penting lainnya (seperti kelahiran, perkawinan, perceraian, maupun kematian) kepada Perwakilan Republik Indonesia di negara setempat.”

Tulisan di atas tertera jelas di website resmi Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Frankfurt Am Main. Ini artinya setiap Warga Negara Indonesia (WNI) yang sedang berada di Jerman diharuskan melaporkan keberadaannya kepada perwakilan negara di Jerman. Tidak jauh beda dengan konsep lapor diri di kampung kita. Bagi warga kampung yang pindah rumah dari satu RT ke RT lain, diharapkan lapor dalam 2 kali 24 jam ke ketua RT setempat.

Tujuan dari proses lapor diri sangat jelas agar keberadaan kita diketahui oleh perwakilan negara kita tercinta sehingga jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan (semoga tidak pernah terjadi apa-apa) dapat diselesaikan dengan baik oleh bapak/ibu perwakilan negara. Selain itu, kita juga bisa meminta bantuan perwakilan negara untuk mengurus dokumen konsuler/imigrasi seperti penggantian paspor, surat keterangan status pernikahan, surat keterangan kelahiran, surat keterangan pulang habis ke Indonesia, dan lain-lain. Satu lagi, bagi Dosen Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang sedang tugas belajar di luar negeri, lapor diri merupakan langkah awal untuk mendapatkan penilaian prestasi akademik untuk mengisi Sasaran Kerja Pegawai (SKP). SKP ini merupakan salah satu syarat kenaikan pangkat/jabatan fungsional. Jadi, lapor (registrasi) diri itu SANGAT PENTING kan?

 Berhubung saya kuliah di RWTH-Aachen yang masih dalam wilayahnya NRW (North Rhein Westphalia) maka saya harus melaporkan diri ke KJRI Frankurt am Main. Proses lapor diri dapat dilakukan dengan 2 cara, datang langsung ke Kantor KJRI Frankfurt am Main di Zeppelinallee 23, 60325 Frankfurt am Main atau bisa melalui pos ke alamat tersebut. Aachen – Frankurt tidak begitu jauh, tapi tetap butuh waktu apalagi proses lapor diri hanya bisa dilakukan pada hari di saat saya harus ke Institut (saat hari kerja), makanya saya memilih opsi kedua. Selain itu opsi kedua ini juga dapat menghemat biaya transportasi dan akomodasi. Ada satu lagi cara, biasanya saat ada acara yang berhubungan dengan KJRI, misalkan pada saat acara ONE DAY INDONESIA di Dortmund tanggal 28 Maret 2015, di situ pihak KJRI Frankfurt mengadakan warung konsuler dengan menu utama pelayanan registrasi/lapor diri.

Adapun dokumen-dokumen yang dibutuhkan saat lapor diri (sesuai di website KJRI):

1. Paspor asli
2. Formulir Lapor diri yang telah diisi lengkap dan ditandatangani pemohon (bisa didownload di sini)
3. 2 (dua) lembar pasfoto terbaru (maksimal 3 (tiga) bulan) ukuran 4×6 dengan latar belakang bebas,
4. Fotokopi visa dan/atau izin tinggal (Aufenthaltsbescheinigung/Aufenthaltstitel) di Jerman yang masih berlaku (izin tinggal asli diperlihatkan kepada petugas),
5. Fotokopi halaman-halaman Paspor yang berisi data diri, tanda tangan pejabat dan halaman lain yang telah digunakan,
6. Fotokopi surat registrasi tempat tinggal (Meldebestätigung),
7. Fotokopi Akta Kelahiran (Geburtsurkunde),
8. Fotokopi surat/akta perceraian bagi yang telah bercerai,
9. Fotokopi surat keterangan/kartu pelajar/mahasiswa (Studentenbescheinigung) dari Universitas/Sekolah bagi mahasiswa/pelajar yang belajar,
10. Fotokopi Surat Keterangan Bekerja (Arbeitsbescheinigung) bagi yang bekerja,
11. Fotokopi Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri (bila ada), dan
12. Bila registrasi diri yang telah jadi akan dikirimkan kembali melalui jasa pos, harap sertakan amplop balasan beralamat lengkap dan perangko secukupnya (sebaiknya tercatat/einscreiben).

Bagi yang menggunakan paspor dinas, selain dokumen-dokumen di atas harus juga melampirkan Fotokopi Surat Tugas Keterangan Tugas dari Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dan Fotokopi Surat Keterangan Tugas dari Instansi asal.

Sekali lagi, jangan lupa menyertakan amplop balasan lengkap dengan alamat rumah dan perangko balasan. Kalau bisa langsung saja ke kantor pos, minta ke petugasnya bahwa perangko yang kita butuhkan pada amplop balasan adalah yang tercatat (einscreiben). Amplop balasan tidak harus sebesar amplop hvs karena surat keterangan bahwa kita telah lapor diri ditempelkan pada bagian belakang paspor seperti ini:

Selamat melaporkan diri ke konsulat RI untuk menghindari hal-hal yang tak diingini.

Penulis : Dedi Rosa Putra Cupu (LPDP-Jerman Awardee, S3 RWTH-Aachen University)