Birokrasi – FORMAL Deutschland

Tips dan Trik Membawa Keluarga Langsung Diawal Perkuliahan ke Jerman

Melanjutkan studi di Jerman memang tidaklah lengkap tanpa keluarga. Berbeda dengan studi di negara ASEAN atau Australia yang relatif dekat, studi di Jerman memiliki jarak tempuh kerinduan yang lebih jauh 😀 . Kebanyakan mahasiswa yang menempuh studi di jerman memang memboyong keluarga mereka setelah 3 sampai 6 bulan setelah mereka menapaki jerman. Hal ini umum dijumpai dan banyak tertulis di blog-blog mahasiswa master maupun doktorand. Namun beberapa bulan itu akan terasa sangat lama dan menyiksa. Terutama bagi pengantin baru (atau yang masih merasa pengantin baru :D) atau keluarga yang baru memiliki anak usia balita, yang sedang lucu-lucunya. Hal itulah yang melatari perjuangan beberapa orang untuk bisa bepergian bersama dari awal. Alhamdulillah, saya dan keluarga (istri dan dua anak saya) diberikan kemudahan untuk bisa berangkat bersama-sama ke Jerman pada bulan agustus 2016. Dalam tulisan ini saya akan berbagi beberapa catatan ketika saya mengurus visa keluarga dari awal.

A. Pastikan anda bisa membawa keluarga berbarengan

Pertama sekali yang harus dilakukan adalah menghubungi Ausländerbehörde (ABH) kota setempat. Ausländerbehörde adalah kantor imigrasi kota. Merekalah yang menentukan apakah kita boleh membawa keluarga langsung atau tidak. Kedutaan hanya menerima berkas saja. Alamat email Ausländerbehörde bisa didapat dengan meng-google „ausländerbehörde (spasi) nama kota“. Biasanya email resmi berdomain resmi dibelakangnya (e.g blablabla(at)luebeck(dot)de atau blablabla (at)hamburg(dot)de) walaupun tidak semuanya seperti itu.

Tanyakan via email kepada ABH apakah kita bisa membawa keluarga langsung ke jerman bersama kita. Tentu dengan memperkenalkan diri dahulu (nama, asal negara, keperluan di jerman (studi), istri dan jumlah anak dan umurnya, dan yang paling penting adalah keuangan kita selama dijerman (besaran beasiswa dll). Setelah itu tanyakan syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk bisa membawa keluarga langsung bersama kita.

Jika ABH menjawab boleh. Maka bukti email tersebut di print untuk dijadikan bukti ketika membuat visa nanti (jika diperlukan—backup document). Jika mereka menjawab tidak, coba lobby ulang dengan pendekatan lain 😀

B. Persiapan berkas visa

Selanjutnya adalah mempersiapkan berkas. Mempersiapkan berkas keluarga memang membutuhkan kesabaran serta ketelitian ekstra serta dana yang kadang-kadang ekstra juga. berkas visa kumpul keluarga langsung ini pada dasarnya dipersiapkan seperti layaknya visa family reunion biasa. Ada banyak blog yang menuliskan cara mempersiapkan dokumen visa kumpul keluarga berseliweran di internet. Salah satunya adalah ini :

http://lpdp-jerman.org/mengurus-visa-family-reunion-ke-jerman/

dan ini :

https://mellyloveskitchen.com/2014/11/29/visa-kumpul-keluarga-ke-jerman/

Untuk menghindari pengulangan (Sebenarnya karena males nulis :P) maka saya akan menyoroti hal-hal urgen saja terkait membawa keluarga langsung ini.

Berikut syarat yang pernah saya catatkan untuk membawa istri dan anak :

Passport dan dua lembar fotocopy passport (istri dan anak)

Fotocopy dibagian yang ada keterangan identitas dan tandatangan.

Dua rangkap formulir permohonan

Formulir permohonan diisi lengkap dengan huruf kapital, soalnya handwriting jerman agak berbeda dengan indonesia.

Untuk waktu keberangkatan bisa diperkirakan saja kapan, tergantung kapan (waktu beasiswa mulai berlaku misalnya).

Untuk alamat di jerman dituliskan alamat sesuai kontrak wohnung (lihat dibawah).

Untuk formulir anak, jangan lupa untuk ditandatangani oleh KEDUA orang tua dibagian yang memerlukan tanda tangan.

Dua paspoto terkini

Pastikan mengikuti aturan paspoto untuk pasport, seperti 80% wajah dsb. Nama pemilik foto dituliskan dibelakang foto untuk menghindari tercecer.

Buku nikah (asli dan fotocopy)

Cara melegalisirnya bisa merujuk pada dua link yang saya tautkan diatas. Pastikan yang anda fotocopy adalah setelah semua terlegalisasi (sudah mencakup terjemahan bahasa jerman dan stempel legalisasi dari kedutaan)

Akte kelahiran anak (asli dan fotocopy)

Akte ini dilegalisasi merujuk pada dua link yang ada diatas. Pastikan yang anda fotocopy adalah setelah semua terlegalisasi (sudah mencakup terjemahan bahasa jerman dan stempel legalisasi dari kedutaan). Akte orang tua tidak perlu dilegalisasi.

Surat keterangan dari pasangan yang tinggal di jerman (asli dan fotocopy)

Surat ini disebut dengan familienzussamenführung. Istri dan anak masing-masing harus dibuatkan surat ini (suratnya sama) dan dirangkap masing-masing dua eksemplar. Pada visa family reunion (dimana keluarga menyusul kemudian) lembaran ini distempel oleh ABH kota setempat. Namun karena kita ingin membawa keluarga diawal, maka hal tersebut tidak diperlukan. Berikut saya lampirkan contoh familienzussamenführung:

——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————

(nama pengaju)

(alamat)

(nomor hape)

(email)

Deutsche Botschaft

Jalan MH thamrin I

Jakarta, Indonesien

10310

Tel +62 21 39855000

Jakarta, (tanggal)

Familienzussamenfuehrung

Sehr Geehrte Damen Und Herren,

Mein Name ist (nama pengaju) und ich interessiere mich fuer eine zussamenfuehrung meiner Familie in Deutschland.

Ich begin meine Studie von (tanggal perkiraan mulai) bis (Tanggal perkiraan selesai) an der (nama institusi tempat studi di jerman) (nama supervisor jika doktorand) in (nama kota), mit dem Angesterben Abschluss (nama gelar akhir jika selesai studi .e.g Doktor rerum Naturalium (Dr.rer.nat)).

Ich habe eine stipendium von (nama beasiswa jika ada//dalam bahasa jerman). Dieses Stipendium garantiert mir, dass auch meine Familie warhrend der Zeit meines Studium in (nama kota) im Rahmen einer Familiezussamenfuehrung nach Deutschland kommen kann und in Deutschland finanziell abgesichert ist.

Es handeln sich um folgende Personnen:

Nachname	Vorname	Geburstdatum	Adresse
*Nama belakang istri*	*Nama depan istri*	*Tanggal lahir istri*	*Alamat di indonesia*
*Nama belakang anak pertama*	*Nama depan anak pertama*	*Tanggal lahir anak pertama*	*Alamat diindonesia*
*Nama belakang anak kedua*	*Nama depan anak kedua*	*Tanggal lahir anak kedua*	*Alamat di indonesia*

Wir sind sehr an einer erfolgreichen Beantragung interressiert und mochten daher alle erforderlichen Unterlagen bei der Einreichung zur Verfuegung stellen.

Hochachtungsvoll

(nama pengaju)

—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————-
*Yang dicetak miring dan tebal adalah kolom yang harus anda isi sendiri. Tanda kurung dihilangkan

**Nama pengaju adalah nama anda– yang akan menempuh pendidikan di jerman.

Sertifikat A1 asli dan fotocopy

Istri saya TIDAK menggunakan sertifikat bahasa apapun. Syarat ini amatlah berat terutama bagi yang tidak berdomisili di Jakarta dan sekitarnya. Apalagi jika istri anda sedang mengasuh anak kecil yang tidak bisa ditinggal. Berat, karena untuk test saja memerlukan waktu 2-3 hari termasuk perjalanan belum lagi untuk mengambil hasil tes. Bagi kami yang berdomisili nun jauh di ujung sumatera ini, itu artinya tiket pesawat dan hotel seharga jutaan rupiah. Namun mengapa istri saya bisa pergi tanpa A1?

Aturan mengenai kemampuan bahasa jerman dapat dilihat ditautan berikut :

http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/3453920/Daten/4652545/H8_id__Deutschkenntnisse.pdf

Dalam poin pengecualian disebutkan kalau pasangan anda bisa tidak memiliki sertifikat bahasa jerman jika memiliki ijazah S1 sehingga bisa bekerja. Atau hanya menemani sementara di Jerman. Dalam hal ini saya mempersiapkan keduanya. Untuk poin pertama yang harus dipersiapkan adalah ijazah S1 istri dan print out Anabin mengenai universitas almamater istri. Apa itu Anabin? Anabin adalah situs untuk melihat apakah institusi kita diakui di jerman atau tidak. Berikut linknya

http://anabin.kmk.org/no_cache/filter/institutionen.html

Buka dibagian „suche“ –cari—search (dibagian atas), masukkan nama negara dan pilih institusi tempat istri atau suami anda bekerja. Nanti akan keluar hasilnya. Jika hasilnya H+ maka institusi tersebut diakui dijerman which is good. Namun jika hasilnya H+/- maka jangan putus asa dulu. Karena itu berarti bisa diakui dan bisa tidak, which mean masih ada kesempatan. Hehehe.

Hasil Anabin ini di print berikut dengan keterangan makna H+, H+/- yang ada dibagian „info“ di link ini

http://anabin.kmk.org/no_cache/filter/institutionen.html

Ijazah S1 (atau S2 atau S3) pasangan anda beserta hasil print Anabin ini akan jadi bukti bahwa istri/suami kita eligible untuk ke jerman tanpa sertifikat A1 bahasa jerman. Ada yang mengatakan syarat ini hanya untuk awardee DAAD. Namun hal tersebut tidak dicantumkan di website. Jadi anda bisa mencobanya.

Kita bisa juga mencoba dengan cara kedua yaitu dengan menyertakan bukti bahwa istri kita hanya mendampingi kita sementara. Saya menggunakan surat „sakti“ dari professor saya yang menyatakan kurang lebih bahwa: saya adalah calon phd student ditempatnya, istri dan anak saya perlu mendampingi saya ikut dalam proses belajar saya and the most important istri dan anak saya HANYA akan menemani saya sampai saya selesai study (cantumkan masa studi dari kapan sampai kapan) dan akan KEMBALI ke indonesia setelah itu. Surat sakti ini terbukti mengantarkan istri saya berhasil ke Jerman barengan dengan saya. Hehehe. FYI, saya menyiapkan juga dokumen pertama (Anabin), namun belum sempat dikeluarkan, karena pihak kedutaan sudah legowo menerima dokumen kedua ini.

Walaupun tidak ada sertifikat A1, saya tetap merekomendasikan pasangan anda untuk belajar bahasa jerman dasar.

Bukti tempat tinggal pasangan di jerman

Ini adalah bagian paling rumit dalam kepengurusan visa menurut saya. Rumit karena kita harus mendapatkan kontrak rumah di Jerman selagi kita berada di Indonesia.

Kenapa rumit, karena kedutaan Jerman/ABH ingin kita punya tempat tinggal dulu di Jerman jika bawa keluarga sebelum mendapatkan visa (which is make sense, gak mungkin juga sekeluarga tidur di mesjid atau di gorong-gorong kan?!), tapi penyewa rumah di Jerman juga ingin kepastian bahwa kita benar-benar pasti akan datang ke Jerman, yaitu berupa bukti visa, karena mereka tidak ingin kehilangan penyewa potensial lain yang ingin menyewa tempat mereka hanya gara-gara orang yang belum nyata wujudnya akan tiba di Jerman. Jadi lingkaran birokrasi ini benar-benar menguras airmata (tsah). Penyewa rumah di Jerman umumnya ingin bertemu tatap muka langsung dengan calon pengontraknya. Saya sangat terbantu oleh professor saya yang begitu baiknya mau bersusah payah mencari wohnung untuk keluarga saya. Terbilang puluhan wohnung sudah dijajaki, ada yang langsung menolak, ada yang php setelah menerima (jadi curcol). Namun impian untuk mendapatkan wohnung selagi kita di Indonesia bukanlah mustahil. Dalam kasus saya, saya membutuhkan waktu kurang lebih 5 bulan untuk bisa mendapatkan wohnung keluarga di jerman.

Cara lain yang bisa dicoba adalah menggunakan teman yang sudah ada di kota tersebut. Tapi teman tersebut harus bisa meyakinkan penyewa bahwa anda benar-benar akan datang ke Jerman. Pada kasus saya, akhirnya saya mendapatkan wohnung dari lobby professor saya kepada temannya yang juga pengusaha real-estate di kota tempat saya studi. Banyak kasus juga dimana orang Indonesia punya kenalan dengan pengusaha real-estate atau kenal dekat dengan penyewa rumah. Ini bisa dicoba. Yang paling penting adalah anda bisa mendapatkan KONTRAK TERTULIS ATAS NAMA ANDA yang tidak mungkin didapat jika anda menumpang sementara dirumah teman atau zwischenmiete. Pastikan juga besar wohnung sesuai dengan kualifikasi. Kualifikasi besar wohnung ini harus anda tanyakan ke ABH via email. Dan bukti percakapan tersebut di print sebagai back-up document kalau-kalau kedutaan menganggap besar wohnung anda tidak mencukupi syarat.

Bukti kecukupan keuangan

Ini bisa digantikan dengan surat keterangan dari beasiswa anda. Tapi anda harus pastikan anda menanyakan dahulu kepada Ausländerbehörde (lagi) mengenai berapa besaran uang yang harus anda sediakan untuk bisa membawa keluarga ke jerman. Terlebih dahulu ceritakan bahwa anda memiliki beasiswa yang menanggung keluarga (jika ada, contohnya LPDP). Jika jumlah yang di minta oleh ABH ini sesuai dengan budget anda, maka email ABH ini anda print, untuk dijadikan backup ketika membuat visa. Pihak kedutaan terkadang agak skeptis dengan biaya beasiswa, karena dinilai tidak cukup untuk menghidupi keluarga. Namun hal ini akan terbantah jika anda menunjukkan surat dari ABH tersebut. Namun apabila ABH menyebutkan jumlah yang agak kurang rasional bagi kondisi keuangan anda, mungkin anda bisa mempertimbangkan untuk melobi kembali ABH tersebut. Jangan berputus asa 😀

Biaya visa 60 euro per orang

Biaya visa ini dibayarkan dalam rupiah. Jumlahnya seringkali melebihi kurs euro yang umumnya dipakai. Alangkah baiknya jika membawa uang lebih, termasuk pecahan-pecahan sepuluh ribu atau dua puluh ribu. Untuk anak-anak dibawah 12 tahun biayanya hanya 30 euro per orang.

Asuransi perjalanan

Syarat ini tergolong baru. Asuransi perjalanan (bukan asuransi kesehatan saja) biasanya mencakup 90 hari terhitung mulai dari kapan kira-kira kita akan berangkat. Masing-masing sesuai dengan jumlah anggota keluarga yang akan dibawa dan difotocopy dua rangkap.

C. Hal lain yang harus diperhatikan

Sekali lagi yang menentukan anda diterima atau tidak adalah ABH. Kedutaan hanya menyaring berkas saja. Adakalanya kedutaan tidak ingin berkas tersebut dikembalikan karena kurang lengkap, karena itu terkadang seleksi berkas dikedutaan sangat ketat. Tapi hal ini bisa dilalui jika kita membawa dokumen tertulis lengkap (baik dari percakapan email dengan ABH maupun info resmi dari website) sehingga kita punya amunisi yang kuat.

Dokumen yang anda bawa sebaiknya masing masing difotocopy rangkap dua (minimal). Hal ini guna mengantisipasi penundaan di loket kedutaan, secara fotocopy amat sangat jauh dari kedutaan (yang terdekat sih ada, tapi cukup untuk membobol kantong anda :D)

Pasangan anda harus hadir ketika anda mengajukan visa di kedutaan. Karena memerlukan sidik jari untuk kelengkapan dokumen. Anak-anak tidak harus hadir.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah, walaupun membawa keluarga merupakan sesuatu yang membahagiakan, pastikan anda memiliki pendamping untuk mengenal lingkungan baru di kota tujuan anda. Karena beradaptasi dengan lingkungan dan bahasa baru tentu tidak mudah. Apalagi yang beradaptasi tidak hanya satu orang tetapi satu keluarga. Pendamping sangat saya anjurkan terutama untuk mereka yang belum pernah ke Jerman sebelumnya.

Dan yang terakhir adalah doa yang kencang. Ada tekanan besar ketika kita mulai membuat list kebutuhan visa keluarga ini. Bahkan saya sempat pesimis melihat banyaknya to-do-list yang harus dikerjakan dan mengingat belum ada trace record tulisan orang yang membawa keluarga diawal (setidaknya setelah saya googling cukup dalam). Karena itu doa yang kencang itu sebuah keniscayaan.

Semoga bermanfaat.

Dalam kehangatan keluarga dikota Lübeck yang dingin.

Penulis:

Maulana Ikhsan (PhD student in Fraunhofer EMB/Universität zu Lübeck)

Prosedur untuk memperoleh Unconditional Letter of Acceptance (LoA) S3 di RWTH-Aachen

Beberapa hari yang lalu ada pertanyaan dari teman yang masuk ke inbox fb saya tentang bagaimana mendapatkan Unconditional Letter of Acceptance (LoA) dari RWTH-Aachen. Katanya, info yang diperoleh dari postingan saya sebelumnya masih belum jelas cara mendapatkan LoA unconditional tersebut. Benar, postingan tersebut lebih difokuskan pada langkah awal bagaimana mendapatkan persetujuan profesor sebagai pembimbing doktoral dalam bentuk offer letter. Dan kemaren ada teman juga yang datang ke Aachen dengan hanya bermodalkan offer letter dari profesor untuk mendaftar ulang (enrolment) sebagai mahasiswa doktor di RWTH-Aachen. Tentu saja pihak kampus (Admission Office) meminta teman saya ini untuk mengisi formulir yang sebenarnya bisa dilakukan secara online dan tidak harus datang ke Aachen. Saya tidak tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk bisa mendapatkan LoA Unconditional dari pihak kampus, mengingat pengalaman saya butuh waktu kurang lebih 2 bulan sampai terbit LoA tersebut. Nah, agar di kemudian hari tidak terjadi „kesalahan“ dalam memaknai LoA ini, sedikit saya tulis pengalaman saya bagaimana mendapatkan LoA unconditional bermodalkan offer letter dari profesor.

LoA, merupakan bukti (surat keterangan) yang menyatakan bahwa seseorang dikatakan layak sebagai calon mahasiswa pada sebuah program studi (di kampus Jerman biasanya disebut Institut) secara akademik. Berbeda dengan Offer Letter (ada juga yang menyebutnya Invitation Letter), LoA ini dikeluarkan oleh pihak kampus kepada calon mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran secara online dan mengirimkan berkas-berkas yang berhubungan dengan akademik seperti ijazah dan transkrip nilai, sertifikat IELTS/TOEFL yang masih berlaku, dan lain-lain. LoA ada yang masih bersifat “bersyarat” (conditional) dan ada yang sudah “tidak bersyarat” (unconditional). Kondisi bersyarat biasanya karena ada salah satu persyaratan pendaftaran (atau lebih) yang belum terpenuhi seperti nilai IELTS/TOEFL. Beberapa penyandang dana (sponsor) biasanya lebih mengutamakan calon penerima beasiswa yang sudah memiliki Unconditional LoA karena ini artinya calon mahasiswa tersebut sudah memastikan satu “kursi” di kampus yang dituju sehingga proses kuliah dapat dilaksanakan sesegera mungkin.

Seperti halnya kampus/universitas yang lain, ada beberapa tahap yang harus dilakukan untuk mendapatkan satu “kursi” di program doktoral RWTH-Aachen, yaitu :

Mendaftar secara online

Sama halnya dengan mahasiswa S1 dan S2 lainnya, langkah awalnya adalah melakukan pendaftaran secara online di website :

https://zul-a.campus.rwth-aachen.de/Default.aspx?imma=einl

Setelah selesai mengisi data pada pendaftaran online di atas, pada tahap akhir ada formulir pendaftaran (application form) yang telah terisi sesuai dengan data yang dimasukkan sebelumnya dan nomor pendaftaran (application number). Silahkan mencetak formulir tersebut. Nomor pendaftaran ini dibutuhkan pada saat menghubungi pihak International Office baik melalui email ataupun via telp untuk menanyakan status pendaftaran.

Mengirimkan dokumen melalui pos

Sesuai dengan arahan yang tertera pada saat mendatar online, beberapa dokumen berikut harus dikirimkan melalui pos.

Formulir pendaftaran yang sudah diisi dan dibubuhi tanda tangan pendaftar.
Invitation Letter (Offer Letter) dari Profesor.
Formulir yang menyatakan profesor bersedia menjadi pembimbing (“Betreuungsbestätigung Promotion”). Contoh formulir seperti ini. (Formulir ini juga menyatakan bahwa tidak ada kendala dengan persyaratan bahasa karena untuk mendapatkannya harus mengirimkan sertifikat IELTS/TOEFL ke pihak International Office.)
Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae). Sebaiknya menggunakan template dari http://europass.cedefop.europa.eu/en/home
Fotokopi tranksrip dan ijazah S1 dan S2 yang telah dilegalisir.
Fotokopi transkrip dan ijazah S1 dan S2 dalam bahasa Inggris atau bahasa Jerman. Transkrip dan ijazah dalam bahasa Inggris yang dikeluarkan secara resmi oleh kampus-kampus di Indonesia bisa digunakan sehingga tidak perlu mengalihbahasakan ke jasa translator.

Seluruh dokumen tersebut dikirimkan ke alamat:

“International Office der RWTH-Aachen. Abt. 2.1 – Zulassung.

Templergraben 57, 52062 Aachen, Germany”

Menunggu informasi dari pihak International Office kampus tentang kelulusan pendaftaran kita.

Untuk kasus saya, karena waktu yang sangat sempit untuk mengikuti wawancara beasiswa, saya menghubungi petugas International Office melalui surat elektronik (email) mengenai status pendaftaran. Saya jelaskan kondisi saya saat itu bahwa saya butuh Unconditional LoA dari RWTH-Aachen untuk mengikuti wawancara beasiswa dari pemerintah Indonesia dan saya belum bisa mengirimkan dokumen melalui pos karena akan membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke Aachen. Setelah diskusi dan mengirimkan soft copy semua berkas-berkas yang dibutuhkan, Alhamdulillah pihak kampus bersedia mengeluarkan Unconditional LoA dan mengirimkan salinannya ke email saya.

Lampiran LoA unconditional saya dapat dilihat di sini.

Poin dari tulisan ini adalah bahwa untuk mendapatkan Unconditional LoA Doktor (S3) setelah mendapatkan offer letter dari profesor di RWTH-Aachen tidak terlalu sulit asalkan mengetahui prosedurnya. Dan jangan malu untuk bertanya ke profesor ataupun pihak International Office kampus mengenai hal-hal yang memang belum jelas saat melakukan pendaftaran. Semoga sukses.

Kontributor : Dedi Rosa Putra Cupu

Mahasiswa Doktoral, RWTH Aachen University

Pengajuan Visa Studi ke Jerman

Salam kenal. Jika kamu terdampar di artikel ini maka kemungkinan besar kamu sedang mencari referensi mengenai bagaimana mengajukan permohonan visa ke Jerman untuk tujuan studi. Oleh karena itu saya akan mencoba menceritakan pengalaman saya dalam mengajukan permohonan visa ke Jerman dengan bermodalkan informasi yang ada maupun petunjuk dari para pendahulu yang telah sukses melanjutkan studinya di negeri dengan penduduk terbanyak di Uni Eropa ini.

Sebenarnya semua informasi yang dicantumkan di situs resmi Kedutaan Besar Jerman di http://www.jakarta.diplo.de/Vertretung/jakarta/id/01_20Visa_20idn/01visastelle/0-visastelle.html sudah cukup lengkap dan terstruktur, namun ada beberapa hal yang dalam praktisnya tidak sama persis pada petunjuk yang tertera di sana. Adapun berdasarkan keterangan yang saya dapat di situs tersebut, utamanya ada dua macam jenis visa yang bisa diajukan yaitu:

Visa Schengen (untuk kunjungan sampai dengan 90 hari)
Visa Nasional (untuk tinggal lebih dari 90 hari)

Sementara tujuan pengajuan visa dibagi menjadi berikut:

Bekerja
Studi
Wisata
Kumpul keluarga (keluarga menyusul orangtua yang bekerja atau studi di Jerman)
Kerja sosial
Kurus/Pelatihan/Seminar

Dari beberapa tujuan tersebut artikel ini akan fokus hanya kepada pengajuan dalam rangka studi yang menggunakan beasiswa LPDP, di mana saya memerlukan visa Nasional karena akan tinggal di Jerman lebih dari 90 hari.

Berdasarkan pengamatan saya, kemungkinan status pengajuan visa dilakukan dalam keadaan berikut ini:

Pergi secara individu saja hingga akhir masa studi
Pergi secara individu namun berencana akan membawa keluarga di waktu mendatang
Pergi sekaligus membawa keluarga

Untuk 3 hal tersebut, pembahasan saya akan hanya pada keadaan nomor satu dan dua yang menurut saya serupa namun hanya berbeda dalam pencantuman data saja. Saya pribadi kebetulan berstatus nomor dua.

Hal yang pertama perlu dilakukan adalah mendaftarkan perjanjian visa sesegera mungkin di link yang tertera di halaman http://www.jakarta.diplo.de/Vertretung/jakarta/id/01_20Visa_20idn/01visastelle/terminvergabe.html. Setelah mendaftarkan perjanjian visa maka kamu akan mendapatkan balasan email dari Kedutaan Besar Jerman. Jangan lupa membawa print email konfirmasi perjanjian visa tersebut pada saat datang ke kantor Kedutaan Besar Jerman di wilayah Thamrin. Posisi tepatnya adalah dekat bundaran HI di sebelah Hotel Mandarin, di jalan Thamrin arah menuju Sudirman. Setelah mendaftarkan diri, maka yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan seluruh dokumen persyaratan. Ketentuan persyaratan dokumen terdiri dari persyaratan umum pengajan visa nasional yang dapat dilihat di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/4332004/Daten/6055897/D_id__Visa_Nasional.pdf dan persyaratan khusus studi yang dapat dilihat di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/4230636/Daten/5871271/D3_id__Studium.pdf. Catatan tambahan untuk penerima beasiswa lain seperti DAAD, kemungkinan akan ada perbedaan persyaratan yang bisa dilihat di halaman mengenai ketentuan visa studi dengan beasiswa di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/3453948/Daten/3296643/Merkblatt_fr_Stipendiaten.pdf yang tidak akan saya bahas di sini.

Dari persyaratan umum pengajuan visa nasional maka dokumen yang diperlukan adalah sebagai berikut:

Print email konfirmasi perjanjian visa
Formulir permohonan yang bisa diunduh di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/3443162/Daten/5220805/antrag_national.pdf

(Contoh pengisian yang saya lakukan bisa dilihat di dokumen ini)

Lembar pernyataan pemeriksaan perjalanan yang bisa diunduh di http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/4046772/Daten/5159820/H3__Pemeriksaan__Lembar_perjalanan.pdf

(Pengisian form ini cukup mudah, hanya dengan mengisi cek list dan data mengenai negara mana yang pernah kamu kunjungi dalam dua tahun terakhir.)

Pas foto biometris berukuran 3,5 x 4,5 dengan latar belakang abu-abu muda sebanyak 3 lembar yang contohnya dapat dilihat di https://www.bundesdruckerei.de/sites/default/files/sample_photos_for_id-documents.pdf

(Jangan menempelkan foto di kertas form, cukup lampirkan saja dengan paper klip ataupun dipisahkan di plastik kecil foto. Silahkan persiapkan lebih banyak dari kebutuhan yang ditulis persyaratan karena nantinya hanya akan diambil dua lembar dan sisanya akan dikembalikan.)

Paspor yang masih berlaku setidaknya 1 tahun. Difotokopi halaman yang berisi data diri dan catatan resmi (yang diisi di bagian paling belakang)

(Segera isi lengkap bagian belakang paspor mengenai data diri, kontak yang bisa dihubungi dan ditandatangan. Seringkali saya sendiri pun lupa untuk mengisinya dan saya yakin banyak juga yang tidak pernah mengisi halaman tersebut. Jangan sampai hanya karena tidak lengkap kemudian kamu harus mengisi dan membuat dahulu fotocopy-nya yang pastinya akan memakan waktu yang tidak sebentar.)

Polis asuransi kesehatan yang bisa digantikan dengan asuransi perjalanan selama 90 hari (sesuai masa berlaku visa)

(Saya menggunakan asuransi ACA Superior individu untuk masa 90 hari. Melihat penjelasan dokumen persyaratan umum visa di bagian polis asuransi yang menyatakan bahwa “… maka harus membuat asuransi perjalanan yang berlaku sesuai dengan masa berlaku visa (visa nasional pada umumnya diberikan untuk 90 hari)”, saya menyarankan untuk mengikuti masa berlaku asuransi selama 90 hari meski berdasarkan beberapa pengalaman aplikasi visa dengan asuransi perjalanan di bawah 90 hari ada pula yang tetap disetujui.)

Biaya permohonan sebesar 60 EURO dalam rupiah.

(Yang tidak kalah penting meskipun bukan dokumen adalah menyiapkan biaya administrasi dalam bentuk cash sebesar 60 Euro yang akan disesuaikan pada kurs hari tersebut. Untuk memudahkan silahkan siapkan uang pas agar tidak memerlukan kembalian dari petugas loket. Jika memerlukan di lantai dasar saya melihat ada mesin ATM BCA. Tapi saya menyarankan untuk menyiapkan uang cash tersebut dari sebelum tiba di kedutaan untuk menghindari hal yang tidak diinginkan semisal ATM tidak berfungsi ataupun kosong.)

Sementara tambahan dari persyaratan khusus studi maka dokumen yang diperlukan adalah sebagai berikut:

Daftar riwayat hidup

(Di dokumen persyaratan ada petunjuk berbentuk tabel namun tidak ada format resminya. Yang pasti silahkan gunakan bahasa Jerman atau Inggris. Jika sudah punya cv menurut saya silahkan gunakan yang sudah ada agar tidak memakan waktu untuk menyiapkannya.)

Pembiayaan selama tinggal di Jerman

(Untuk penerima beasiswa LPDP bisa menggunakan LoS (Letter of Sponsorship) yang ditujukan ke Kedutaan Besar Jerman ataupun LoG (Letter of Guarantee). Yang akan diperhatikan adalah rincian pembiayaan yang didapatkan. Bila berencana membawa keluarga seperti kasus saya, maka pastikan bahwa biaya untuk keluarga sudah tercantum di sana. Besar pembiayaan normal pada dasarnya pasti cukup untuk individu, namun untuk kebutuhan keluarga bisa dipastikan lagi dengan mencari info terbaru lewat rekan yang sudah di Jerman ataupun dengan mengirimkan email pertanyaan ke kantor administrasi masing-masing kota (bisa digoogling ke website resmi kota di Jerman). Dengan dokumen ini seharusnya kamu tidak harus mencantumkan bukti rekening bank mana pun.)

Konfirmasi penerimaan dari universitas, jenis-jenis yang mungkin bisa digunakan didetailkan jelas di dokumen persyaratan studi

(Istilah LoA (Letter of Acceptance) atau Admission Letter biasa digunakan untuk dokumen ini. Dapat menggunakan print dari dokumen yang diterima via email (bila perlu menggunakan tinta berwarna agar tanda tangan nya berwarna) ataupun dokumen yang diterima secara langsung via pos.)

Untuk poin-poin berikut ini, di dalam dokumen dinyatakan bahwa hanya diwajibkan bagi calon pelamar studi yang belum memiliki poin nomor 9, namun saya tetap menyertakannya saat mengajukan permohonan visa kemarin.

Ijazah S1 yang sudah diterjemahkan dalam bahasa Inggris dan dilegalisir
Transkrip nilai S1 yang sudah diterjemahkan dalam bahasa Inggris dan dilegalisir
Surat motivasi yang ditandatangan di bagian akhir

(kebutuhan tanda tangan ini tidak dinyatakan di dokumen, namun di kedutaan saya diminta untuk menandatangani surat motivasi saya di bagian akhir. Tidak ada format resmi mengenai surat motivasi, saya sendiri menggunakan surat motivasi yang saya gunakan saat mendaftar ke universitas. Sama seperti daftar riwayat hidup, silahkan gunakan bahasa Jerman atau Inggris.)

Sementara poin-poin berikut adalah yang saya tambahkan (kebetulan juga ditanyakan saat saya hadir di kedutaan untuk mendaftar visa).

Sertifikat bahasa asing (Inggris maupun Jerman jika ada)

(Meskipun tidak dituliskan sebagai persyaratan dan kuliah saya merupakan program dalam bahasa Inggris, saya ditanya mengenai sertifikat bahasa Inggris yang saya jawab dengan fotocopy dokumen IELTS saya (tidak dilegalisir, namun membawa dokumen aslinya). Jadi tidak ada salahnya melampirkan dokumen ini. Apalagi jika sudah punya sertifikat bahasa Jerman juga menurut saya akan lebih baik jika dilampirkan.)

Surat korespondensi dengan pihak penyedia tempat tinggal

(Dokumen ini sebagai bukti bahwa kamu sudah mencari tempat tinggal di kota tujuan meski belum resmi mendapatkan.)

Untuk kesemua dokumen tersebut (selain biaya permohonan tentunya) saya sarankan disiapkan dalam bentuk formulir dua rangkap yang diisi dan ditandatangan serta dokumen lainnya berupa asli (ditunjukkan hanya bila ditanyakan) dan fotocopy dua rangkap, kemudian dikelompokkan menjadi dua kelompok dokumen dengan formulir permohonan di bagian depan. Silahkan gunakan stepler untuk dokumen yang lebih dari 1 lembar (misal surat motivasi terdiri dari dua halaman, fotocopy transkrip nilai, dan lain-lain) namun saya tidak menyarankan untuk menggunakan stepler untuk menggabungkan keseluruhan dokumen dikarenakan petugas loket akan mengatur sendiri dokumen-dokumen tersebut. Silahkan gunakan klip kertas yang mudah dibuka untuk menyatukan kelompok dokumen tersebut. Untuk mempercepat proses, silahkan susun dengan rapih dalam dua kelompok dokumen dengan isi yang sama sebelum diberikan ke petugas loket. Saya sendiri menyiapkan dua rangkap tambahan untuk formulir yang perlu diisi, yaitu formulir permohonan visa dan lembar pernyataan pemeriksaan perjalanan untuk jaga-jaga bila ada kesalahan yang membuat saya harus mengisi ulang.

Agar lebih mudah melakukan pengecekan terakhir sebelum pergi ke kantor Kedutaan Besar Jerman, maka saya buatkan list yang bisa dilihat di bawah ini.

Bila diperlukan, kabarnya fotocopy, print, berikut internet terdekat bisa ditemukan di Hotel Mandarin yang lokasinya bersebelahan dengan harga yang tidak murah (Internet 75 ribu per setengah jam, print 15 ribu per lembar, dan fotocopy 8 ribu per lembar). Ataupun opsi yang lebih murah kabarnya bisa ditemukan di basement Menara Mandiri di belakang gedung kedutaan. Bila kelengkapan dokumen dianggap kurang, dari informasi yang saya dapat maka pemohon dipersilahkan untuk melengkapinya dan bisa kembali di hari yang sama. Karena itu waktu yang paling strategis untuk mengajukan visa adalah di pagi hari agar sisa waktu yang dimiliki bila ada yang belum lengkap cukup panjang. Tapi semoga cerita melengkapi dokumen ini tidak terjadi kepada kamu ya.

Bila proses penyerahan dokumen sudah dilakukan, maka petugas loket akan memeriksa dan meminta kamu mengkoreksi bila ada yang perlu diperbaiki atau belum diisi dengan ballpoint (hitam ataupun biru tidak masalah). Jadi silahkan bawa ballpoint sendiri untuk memudahkan. Setelah itu kamu akan diminta menandatangan form cetakan dari kedutaan setelah memastikan data-data yang tercantum benar, kemudian menuliskan juga nomor handphone dan alamat email kamu yang bisa dihubungi. Setelah itu paspor kamu akan diserahkan kembali untuk dibawa kembali. Nantinya bila visa sudah selesai maka kamu akan membawa kembali paspor tersebut di kedutaan. Kabar mengenai selesainya visa akan disampaikan via email ataupun telepon dalam jangka waktu 3-8 minggu.

Tips tambahan untuk kedatangan ke Kedutaan Besar Jerman adalah berikut ini:

Silahkan datang 1 jam sebelum janji jika memungkinkan dikarenakan akan ada antrian masuk ke kedutaan. Kamu tidak mau kedatangan telat menyebabkan aplikasi visa kamu tertunda kan.
Silahkan bawa perlengkapan seperlunya, jika memungkinkan peralatan elektronik hanya membawa handphone saja. Semua peralatan elektronik (termasuk laptop, harddisk, dan power bank) akan diperiksa dan diminta tinggal di ruangan petugas keamanan dengan loker yang kuncinya diberikan kepada kamu. Sebenarnya tidak masalah selama barang-barang tersebut tidak ada yang berbahaya, namun proses pemeriksaan tas kamu akan memakan waktu lama sehingga bila kamu datang di waktu yang mepet mungkin saja membuat kamu terlambat.
Jangan takut berbicara dengan orang yang sedang mengantri di depan atau belakang kamu karena kamu tidak tahu dari mana informasi tambahan yang bermanfaat akan kamu dapat. Selain itu bila mengetahui jadwal janji pengajuan visa sesama pengantri, maka kamu bisa saling menghormati dengan memberikan antrian yang lebih dahulu ke orang yang memiliki janji lebih dahulu bila rentang waktu janji kamu masih panjang.

Untuk link-link yang saya berikan, besar kemungkinannya akan ada perubahan bila di-update oleh pihak kedutaan. Karena itu silahkan menelusuri website tersebut untuk info yang kamu butuhkan dengan garis besar yang telah dijabarkan di artikel ini. Jika ada yang belum jelas, silahkan hubungi saya di hardani.maulana@gmail.com bila perlu penjelasan lebih lanjut. Semoga sukses!

Kontributor : Hardani Maulana

Referensi lain bisa didapat juga di tulisan rekan-rekan saya di:

https://lpdp-jerman.org/mudahnya-mengurus-visa-student-ke-jerman-dari-sudut-pandang-lain/

http://suryanara.org/home/mengurus-visa-studi-jerman-untuk-pemula/

http://obipambudi.blogspot.co.id/2016/06/mengurus-visa-studi-jerman.html

Legalisir Ijazah Vs. Penyetaraan Ijazah

Setiap tahunnya, banyak mahasiswa/i yang lulus dari Perguruan Tinggi di luar negeri. Tapi, apakah semua lulusan tersebut mengetahui pentingnya menyetarakan Ijazahnya di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti)? Jawabannya, belum tentu. Banyak di antara kita yang tidak asing dengan legalisir ijazah, akan tetapi legalisir ijazah merupakan hal yang berbeda dengan penyetaraan ijazah.

Legalisir ijazah adalah proses pembubuhan cap stempel dan tanda tangan asli oleh yang berwenang di atas fotokopi ijazah sebagai pembuktian fotokopi tersebut sesuai dengan ijazah asli. Penjelasan tentang legalisir ini terdapat di lampiran SK Dirjen Dikti no 82/2009 bagian I Pendahuluan item A alinea terakhir. Menurut Sk Dirjen No. 82 tahun 2009 yang berwenang melakukan legalisir ijazah luar negeri adalah:

a) Dean (Dekan) atau Director Program University yang menerbitkan ijazah luar negeri tersebut.
b) Atase Pendidikan dan Kebudayaan KBRI di Negara tempat ijazah luar negeri itu diperoleh.

Legalisasi ijazah dan transkrip nilai tak wajib dalam proses penyetaran ijazah LN di Dikti. Namun merupakan suatu persyaratan wajib pada saat kita akan melanjutkan studi lanjut baik biaya sendiri maupun beasiswa, mengusulkan NIDN, penetapan PAK dan Serdos, melamar kerja, penyesuaian jabatan akademik, dan pangkat.

Penyetaraan ijazah luar negeri adalah proses penilaian kesetaraan gelar hasil pendidikan luar negeri dengan gelar akademik atau sebutan profesional di Indonesia. Hasil penyetaraan berupa penerbitan SK penetapan hasil kesetaraan yang memberi jawaban gelar luar negeri tersebut dapat disetarakan dengan D3/D4/S1/S2/S3/SP-1 di Indonesia. SK penyetaraan ini ditanda tangani Direktur akademik Ditjen Dikti (sejak 01 Januari 2011 sudah ganti nama menjadi Direktorat Belmawa ). SK penyetaraan yang sudah terbit juga perlu dilegalisir. Legalisasi SK Penyetaraan boleh oleh Dikti atau Notaris. Adapun panduan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri secara online adalah sebagai berikut:

Bagi Pemohon yang Perguruan Tinggi dan Program Studi yang sudah pernah Disetarakan

Pemohon mendaftarkan akun pada laman Ijazah Luar Negeri.
Pemohon memasukan akun pada laman Ijazah Luar Negeri.
Pemohon mengisi borang pendaftaran yang terdapat pada laman penyetaraan ijazah.
Pemohon mendapat nomor registrasi, untuk dicatat dan disimpan.
Pemohon datang ke Direktorat Akademik Ditjen Dikti (lantai 7 gedung D Kemdiknas) dan membawa persyaratan serta memperlihatkan DOKUMEN ASLI beserta fotokopi dokumen sebagai berikut:
- Ijazah yang akan disetarakan (Ijazah yang tidak berbahasa Inggris, Belanda, Perancis dan Jerman harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris dan disahkan oleh Kedutaan Besar Negara tempat belajar atau penterjemah resmi);
- Ijazah jenjang sebelumnya;
- Transkrip nilai (Transcript of Records selama belajar di luar negeri);
- Disertasi (untuk S-3) / Tesis (untuk S-2) / Tugas Akhir atau Skripsi (untuk S-1) Apabila bahasa yang digunakan bukan bahasa Inggris, harap dilampirkan terjemahan dalam bahasa Inggris yang meliputi : 1) Title page; 2) Abstract; 3) Conclusion
- Pasport dan student visa selama belajar di luar negeri (in-out ke negara tersebut dilampirkan);
- Pas foto terbaru ukuran 3×4 cm (3 lembar untuk masing-masing ijazah);
- Nomor registrasi;
- Surat tugas belajar (wajib bagi PNS);
- Surat perjanjian dari sponsor (bagi karyawan swasta).
Dalam hal-hal tertentu, penilai ijazah dapat meminta keterangan lain sebagai persyaratan penunjang. Contoh: kronologis proses pembelajaran, masa tinggal di luar negeri, dan lain lain.
Bagi Perguruan Tinggi dan Bidang Ilmu yang sudah pernah disetarakan maka Penyetaraan Iazah akan selesai 1-2 hari kerja.
Apabila pemohon berhalangan untuk mengambil SK Penyetaraan Ijazah, pemohon dapat mewakilkan kepada orang lain dengan membawa surat kuasa bermaterai Rp. 6.000,-

Panduan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Bagi Pemohon dari Perguruan Tinggi atau Program Studi yang belum pernah disetarakan

Pemohon mendaftarkan akun pada laman Ijazah Luar Negeri.
Pemohon memasukan akun pada laman Ijazah Luar Negeri.
Pemohon mengisi borang pendaftaran yang terdapat pada laman penyetaraan ijazah.
Pemohon mendapat nomor registrasi, untuk dicatat dan disimpan.
Pemohon datang ke Direktorat Akademik Ditjen Dikti (lantai 7 gedung D Kemdiknas) dan membawa persyaratan serta memperlihatkan DOKUMEN ASLI beserta fotokopi dokumen sebagai berikut:
- Ijazah yang akan disetarakan (Ijazah yang tidak berbahasa Inggris, Belanda, Perancis dan Jerman harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris dan disahkan oleh Kedutaan Besar Negara tempat belajar atau penterjemah resmi);
- Ijazah jenjang sebelumnya;
- Transkrip nilai (Transcript of Records selama belajar di luar negeri);
- Disertasi (untuk S-3) / Tesis (untuk S-2) / Tugas Akhir atau Skripsi (untuk S-1) Apabila bahasa yang digunakan bukan bahasa Inggris, harap dilampirkan terjemahan dalam bahasa Inggris yang meliputi: 1) Title page; 2) Abstract; 3) Conclusion
- Katalog/pedoman akademik di luar negeri pada jenjang yang akan disetarakan; tentang kurikulum/program pendidikan yang dikeluarkan oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan dalam bahasa Inggris;
- Surat perjanjian dari sponsor (bagi karyawan swasta);
- Pasport dan student visa selama belajar di luar negeri (in-out ke negara tersebut dilampirkan);
- Artikel atau jurnal ilmiah bagi yang sudah dipublikasikan sebagian dari disertasinya;
- Pas foto terbaru ukuran 3×4 cm (3 lembar untuk masing-masing ijazah);
- Nomor registrasi;
- Surat tugas belajar (bagi PNS).
Dalam hal-hal tertentu, penilai ijazah dapat meminta keterangan lain sebagai persyaratan penunjang. Contoh: kronologis proses pembelajaran, masa tinggal di luar negeri, dan lain lain.
Bagi Perguruan Tinggi dan Bidang Ilmu yang belum pernah disetarakan maka Penyetaraan Ijazah akan selesai dalam 7 hari kerja.
Apabila pemohon berhalangan untuk mengambil SK Penyetaraan Ijazah, pemohon dapat mewakilkan kepada orang lain dengan membawa surat kuasa bermaterai Rp. 6.000,- .

Proses Penyetaraan Ijazah Luar Negeri di Dikti sangatlah mudah dan praktis, asal persyaratan dokumen disediakan secara lengkap sebelum pengajuan. Petugas Penyetaraan Ijazahnya pun sangat ramah, informatif dan kooperatif. Apalagi kita tidak dipungut biaya sama sekali dalam proses pengajuan SK Penyetaraan Ijazah Luar Negeri ini. Apabila kita membutuhkan legalisir dari SK Penyetaraan Ijazah ini, pihak Dikti akan membantu kita untuk mengurusnya. Kita hanya perlu mengopi SK asli sekitar 5 lembar dan menyerahkannya pada petugas di hari yang sama, dimana SK asli dapat dibawa pulang saat itu juga. Lalu petugas akan meminta alamat kita dan Dikti akan mengirim langsung hasil legalisir tersebut ke alamat kita, dan dalam beberapa hari kita dapat menerima dokumen tersebut. Lagi-lagi tanpa dipungut biaya apapun, semuanya GRATIS! Untuk info lebih lanjut, silahkan kunjungi websitenya di (http://ijazahln.ristekdikti.go.id/).

– Keterangan tambahan

Risma Rizkia Nurdianti

(Awardee PK-2)

Legalisir Ijazah Vs. Penyetaraan Ijazah (keterangan tambahan)

Penyetaraan Ijazah Luar Negeri merupakan salah satu bentuk pelayanan yang diberikan oleh Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan Ditjen DIKTI dalam rangka memfasilitasi keperluan pengguna yang telah dilakukan selama puluhan tahun.

Penyetaraan ijazah ini bukan dimaksudkan untuk menentukan diakui tidaknya ijazah dan gelar yang diperoleh seseorang dalam menempuh pendidikannya di luar negeri, akan tetapi lebih kepada menentukan gelar yang diperoleh tersebut setara dengan ijazah jenjang pendidikan yang berlaku di Indonesia. Oleh sebab itu, beberapa hal yang penting untuk dilihat prosesnya dalam penyetaraan ini antara lain sistem akademik, jumlah kredit yang diambil, masa studi, kualitas tugas akhir, masa tinggal di tempat dimana pendidikan tersebut ditempuh. Perlu juga diketahui bahwa penyetaraan ijazah ini bukan merupakan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh para lulusan luar negeri, kecuali disyaratkan oleh tempat kerjanya atau pengguna lulusan perguruan tinggi luar negeri.

Selama ini dalam setiap bulannya terdapat sekitar 200-250 lulusan luar negeri yang melakukan penyetaraan ijazah. Tentunya Direktorat perlu melakukan perbaikan sistem agar proses ini dapat dilakukan dengan mudah dan dapat dilakukan dalam waktu yang singkat. Beberapa perubahan sistem telah dilakukan, termasuk didalamnya menentukan status penyetaraan secara online dimana pengguna tidak diperlukan lagi melakukan penyetaraan apabila sudah ada lulusan pada jenjang dan program studi yang sama yang telah disetarakan. Berbagai Prosedur Operasi Baku (POB) telah dikembangkan dan diberlakukan agar proses evaluasi dan penyetaraan dapat dilakukan secara terukur.

Dalam rangka merealisasikan berbagai masukan baik dari pengguna maupun pihak mitra, Direktorat Akademik meluncurkan sistem baru, yaitu pendaftaran ijazah luar negeri secara online. Sistem ini dikembangkan agar waktu yang diperlukan untuk melakukan proses (pendaftaran) penyetaraan dapat lebih singkat, karena lulusan luar negeri dapat melakukan pendaftaraan dimana saja melalui internet.

Kami berharap agar sistem baru ini dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh para pengguna untuk memberikan manfaat yang maksimal. Kami juga mengucapkan terima kasih atas bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak sehingga sistem ini dapat diluncurkan. Masukan dan saran dari semua pihak sangat kami harapkan agar kami secara terus menerus dapat meningkatkan pelayanan melalui perbaikan sistem.

Jakarta, 2 Mei 2010
TTD

Illah Sailah
Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan

————————————————————————-

P e n g u m u m a n !

Sekretariat Penyetaraan Ijazah Luar Negeri melakukan sistem verifikasi baru (booking system), kepada pemohon agar memilih (booking) tanggal dan bulan kedatangan ke Dikti untuk melakukan verifikasi dokumen. Pemohon dapat memilih tanggal dan bulan kedatangan setiap hari Senin sampai dengan Kamis. Pelayanan penyetaraan ijazah dibatasi maksimum 50 pendaftar per-hari. Pemilihan tanggal dan bulan kedatangan dapat dilakukan setelah anda melakukan pendaftaran. Isi tanggal kedatangan untuk verifikasi dokumen.

Risma Rizkia Nurdianti

(Awardee PK-2)

Kindergeld – „Uang untuk Anak-anak“

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Selamat pagi yang ceria dari Münster. Ini adalah tulisan pertama saya di Formal Jerman. Saat ini adalah bulan kelima saya di Jerman, dan untuk anak istri saya hampir menginjak bulan ketiga. Hidup di Jerman memang serba mahal, apalagi kalau kita selalu mengkalkulasikan dengan kurs rupiah. Wadalah, bisa puyeng kepala kita. Makan onde-onde saja seharga Rp. 30.000,-, Cuma dua buletan lagi, isi kacang hijaunya pun juga minimalis. Hahahaha. Jadi curcol.

Di Jerman sepenetahuan saya ada lima poros keuangan yang bisa diperoleh kemudahan dari pemerintah kota, yaitu Kindergeld, Wohngeld (uang tempat tinggal), Schwangerschaft Geld (uang kehamilan dan kelahiran), Essengeld (uang makan siang untuk sekolah anak), dan Verkehr Rabat (diskon tiket kendaraan umum untuk anak sekolah).

Kali ini saya akan menuliskan beberapa tips agar bisa memperoleh Kindergeld. Kindergeld pada dasarnya diberikan kepada semua anak-anak yang berada di Jerman, baik warga negara Jerman maupun warga negara asing atau anak-anak warga negara Jerman yang berada di luar negeri. Kindergeld ini berlaku dari anak mulai lahir hingga berusia 17 tahun. Pengajuan aplikasi Kindergeld ini untuk warga negara Jerman biasanya dimulai sejak usia akhir kehamilan, karena proses birokrasi yang memakan waktu 1-1,5 bulan. Untuk kita warga negara asing, bisa diajukan secepatnya setelah mendapatkan Residence Permit, dan akan mendapatkan Kindergeld-nya sejak kedatangan pertama anak tersebut di Jerman. Misalnya anak kita sampai di Jerman bulan Juli 2015, dan kita baru mengajukan aplikasi Kindegeld dan diterima oleh pemerintah kota setempat bulan Juli 2016. Maka kita akan memperoleh Kindergeld sejak bulan Juli 2015 dan seterusnya. #rejekinomplok

Peraturan setiap Bundesland berbeda-beda mengenai persyaratan Kindergeld ini, siapa yang berhak, dan lain sebagainya. Akan tetapi, secara umum Kindergeld ini diperuntukkan untuk orang tua yang benar-benar memerlukan, misalnya orang tua yang tidak bekerja, single parent, anak yang orang tuanya tidak menikah, dll. Keterangan ini sebetulnya tidak tercantum secara eksplisit di website http://www.kindergeld.org/.

Besarnya beragam tiap Bundesland, tapi berkisar antara 190 EUR per bulannya per anak. Di Bundesland NRW anak pertama dan kedua mendapatkan 190 EUR per bulan. Dan akan naik jumlahnya setelah anak ketiga dan seterusnya. Kalau tidak salah anak ketiga sekitar 250 EUR per bulannya.

Yang perlu diperhatikan dalam mengajukan aplikasi Kindergeld ini adalah siapa dan apa pekerjaan serta Anmerkungen pada Residence Permit orang yang mengajukannya. Mari kita bahas satu persatu mengenai hal ini.

Siapa yang mengajukan. Sebaiknya adalah pasangan dari penerima beasiswa LPDP, karena pada beberapa kasus, jika yang mengajukan adalah penerima beasiswa, ada penolakan dari pemerintah kota, dikarenakan biasanya di surat keterangan beasiswa sudah ada komponen tunjangan keluarga. Meskipun pada beberapa kasus juga bisa tetap mendapatkan Kindergeld.

Apa pekerjaan orang yang mengajukan. Nah, sebisa mungkin dijawab ibu atau bapak rumah tangga, alias tidak bekerja. Karena dengan begini maka hampir bisa dipastikan pihak pemerintah kota akan merasa ‚lebih iba‘ dan ujung-ujungnya akan sukses mendapatkan Kindergeld ini.

Anmerkungen pada Residence Permit. Anmerkungen adalah pasal yang menyatakan keberadaan kita di Jerman ini dan berhubungan dengan status pekerjaan atau status sekolah atau hak-hak yang bisa didapatkan pada pemegang Residence Permit tersebut. Anmerkungen bisa dilihat di halaman depan Aufenthaltstitel kita semua. Untuk Kindergeld sendiri, disarankan yang mengajukan adalah yang Anmerkungennya § 30, dan biasanya § 30 ini tertera pada Residence Permit pasangan penerima beasiswa LPDP. Anmerkungen yang tertera pada penerima beasiswa LPDP biasanya § 16 Abs 1. Dan pada beberapa Bundesland/Stadtamt akan memberikan Zusatzblatt (Keterangan Tambahan) berupa kertas hijau yang menerangkan posisi pekerjaan atau keterangan lain yang berhubungan dengan batas waktu kerja dalam setahun. Ada beberapa pihak yang menyatakan bahwa Anmerkungen § 16 juga bisa mendapatkan Kindergeld, namun prosesnya lebih rumit.

Dokumen apa saja yang diperlukan untuk mengajukan Kindergeld ini:

Kindergeldantrag (Formulir Kindergeld). Formulir ini gratis dan bisa diunduh di http://www.kindergeld.org/formulare/kindergeld-formulare-in-englischer-sprache.html. Ini adalah versi bahasa Inggrisnya. Yang harus diisi adalah Antrag KG1 dan Anlage Kind KG1. Jika anaknya tiga, maka Anlage Kind nya harus dibuat 3 juga, masing-masing berisi data anak masing-masing. Proses pengisian formulir ini sebaiknya diketik dengan menggunakan komputer, agar mempermudah orang Jerman bacanya, karena beberapa alphabet dan angka cara penulisan orang Indonesia dan Jerman berbeda. Saya berkali-kali salah angka 4 dan 9. Hehehe
Harus ada Steurnnummer (Personal Identifikationnummer). Ini adalah nomor pajak yang akan diberikan secara otomatis setelah Anmeldebestätigung kita dikeluarkan oleh Stadtamt. Dan nomor ini tidak tersedia online, karenanya akan dikirimkan ke alamat pos rumah kita. Apabila kita kehilangan nomor ini, bisa minta di https://www.bzst.de/DE/Steuern_National/Steuerliche_Identifikationsnummer/ID_Eingabeformular/ID_Node.html. Nomor pajak akan dikirimkan dalam waktu kurang dari tiga bulan. Nomor ini yang penting ada adalah nomor pajak orang yang mengajukan Kindergeld.
Scan berwarna Residence Permit semua anggota keluarga beserta Zusatzblatt nya. Scan atau fotokopinya harap diperbesar, sehingga tulisannya terbaca jelas. Apabila mau menscan, perhatikan agar hologram pada Residence Permit tidak memblurkan hasil scannya.
Scan akta lahir anak yang sudah dicap dan dilegalisir oleh Kedubes Jerman di Jakarta beserta terjemahannya
Scan paspor dan visa semua angota keluarga. Semua halaman paspor yang ada tulisannya discan dari halaman awal sampai akhir.
Scan surat nikah yang sudah dicap dan dilegalisir oleh Kedubes Jerman di Jakarta beserta terjemahannya
Scan Anmeldebestätigung yang keluarga
Rekening bank orang yang mengajukan Kindergeld. Apabila tidak punya, bisa memakai rekening bank pasangannya.

Apabila semua dokumen tersebut sudah lengkap, maka dimasukkan ke dalam amplop dan dikirimkan ke Familienkasse sesuai dengan Familienkasse yang ditunjuk oleh Pemerintah Jerman. Bagaimana melihatnya, caranya adalah dengan melihat kode pos rumah kita ke website Kindergeldnya. Bisa dipilih di bar Familienkassen pada wesite http://www.kindergeld.org/. Jangan lupa menuliskan Absender dan An nya sesuai dengan alamat kita dan Familienkassen-nya. Sedikit tips, yaitu tuliskan di depan amplopnya, ‚KINDERGELD ANTRAG NEU‘. Jadi petugas kurir di Familienkassen tersebut langsung tahu harus dimasukkan ke ruang mana amplop tersebut.

Troubleshoot

Pada beberapa kasus akan dijumpai surat balasan dari Familienkasse mengenai dokumen yang tidak lengkap atau surat-surat keterangan lainnya. Pada dasarnya ikuti saja permainannya. Selama tidak ada balasan dari Familienkassen yang menyatakan kalau kita tidak berhak mendapatkan Kindergeld tersebut, maka terus saja jawab surat tersebut. Apa yang mereka minta berikan saja. Apabila surat balasan tersebut berasal dari Familienkassen yang berbeda, maka kita harus membalas surat tersebut sesuai dengan alamat Familienkassen yang awal (pada saat pertama kali mengirim dokumen), dengan dituliskan judul ‚ZUSATZ KINDERGELD ANTRAG NUMMER: KG…….‘. Jangan lupa mendokumentasikan segala surat balasan kita kepada Familienkassen.

Apabila sudah terlanjur yang membuat aplikasi Kindergeld adalah penerima beasiswa LPDP, dan ada penolakan, coba ajukan kembali dengan istri/suami penerima beasiswa sebagai orang yang mengajukan, dengan berikan jeda pengiriman satu hingga dua bulan, dengan harapan berkas kita sudah tidak di meja yang bersangkutan (meskipun ini langkah agak gak masuk akal secara sudah tersistem di Jerman ini, hehehe).

Hindari bertatap muka secara langsung dengan petugas Familienkassen, karena akan mempersulit diri sendiri. Hal ini lebih kepada upaya preventif karena bahasa Jerman kita yang tidak terlalu bagus dan takutnya dijerumuskan kepada hal-hal berbau penolakan. Terutama untuk kota-kota besar.

Demikian tips and trick dari saya. Semoga bermanfaat. Dan selamat mencoba. Yang benar hanya dari Allah dan manusia hanyalah tempat salah dan lupa.

Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Yasmon, ditulis di Münster, NRW, Selasa pagi 31. Mai 2016 jam 13.15 CET cerah berawan 20^oC

PERSIAPAN SEBELUM PULANG KE INDONESIA

Sekitar satu bulan sebelum kembali ke tanah air, hari-hari saya di Göttingen agak sedikit hectic. Banyak hal yang harus dilakukan, salah satunya yaitu kündigung kontrak-kontrak. Sayang rasanya kalau pengalaman tersebut hanya tersimpan rapi di memori saya. Oleh karena itu saya ingin berbagi cerita dan tips ke teman-teman sekalian, agar kehidupan teman-teman sebelum pulang kampung lebih teratur dan bisa meminamalisir ke-hectic-an. Cieh :p

Here we go …

Terminate kontrak wohnung. Saya mengerti bahwa ketika sedang sibuk dengan tesis/disertasi, kita akan sulit untuk meluangkan waktu memikirkan hal lain. Namun, perlu teman-teman notice mengenai kontrak wohnung. Biasanya, baik stw maupun privat, kündigung harus dilakukan tiga bulan sebelum kita memutuskan untuk pulang.

Kündigung kontrak simcard. Jika teman-teman menggunakan simcard hp yang sifatnya pasca bayar, which means menggunakan kontrak, jangan lupa untuk cek regulasi mengenai tanggal dan bulan berakhirnya kontrak. Bagi pengguna O2, biasanya kontrak tersebut harus dicancel tiga bulan sebelum due datenya. Or else, kontrak akan diperpanjang otomatis oleh sistem selama satu tahun lagi. Karena yang melakukan ini adalah sistem, maka mengerahkan segala kekuatan untuk melakukan protes ke O2 hanyalah sia-sia. Untuk kasus yang saya alami, saya telat melakukan cancelation dan petugas O2 memberi opsi, yaitu perpindahtanganan kontrak. Kontrak kita dapat dilanjutkan oleh orang lain / teman namun terkena charge 30 €, dan bagi yang menginginkan pergantian nomor hp akan ditambahkan biaya 30 € lagi. Lucky Me, kontrak saya kemarin dilanjutkan oleh Kak Aulia, teman LPDP di Göttingen. Makasih banyak loh kaaaaak 🙂 Salah satu hal aneh dalam pengurusan ini, kita harus melakukan kündigung di gerai O2 tempat kita melakukan pendaftaran kontrak karena jika tidak, akan repot.

Kündigung kartu kredit, bahn-card, dan kartu-kartu lainnya.

Update data kelulusan di web simonev. Di sini kita juga harus mengupload copy ijazah sebagai bukti kelulusan. Namun jika ijazah kita belum terbit dan kita sudah ingin melakukan pemesanan tiket pulang, maka saya menyarankan untuk menghubungi pihak LPDP terlebih dahulu karena tiket tidak akan diproses oleh travel agent jika tanpa persetujuan dari pihak LPDP.

Pesan tiket ke Central Travel. Pemesanan tiket saya kemarin dibantu oleh Ibu Yuyun. Sebelum menghubungi travel agent, akan lebih baik jika teman-teman mengecek jadwal penerbangan di web maskapai yang ingin teman-teman gunakan. Setelah memilih maskapai dan jadwal yang cocok, barulah teman-teman menghubungi Central Travel melalui email. Isi emailnya adalah informasi mengenai nama, PK berapa, kampus, negara, jadwal terbang dan maskapai penerbangan (kalau bisa cantumkan nomor penerbangan agar lebih gampang ditelusuri). Jangan lupa untuk meng-attach copy passport. Bagi yang akan melanjutkan perjalanan ke luar Jakarta dan harus menggunakan pesawat, maka jangan lupa juga untuk mengecek tiket ke kota yang dituju dan juga menyertakan pemesanan tiketnya pada email yang dikirimkan. Jangan lupa mengingatkan travel agent untuk upgrade bagasi ke 30 kg yaa.

Melakukan lapor diri di KJRI atau KBRI. Berkas yang perlu disiapkan adalah passport dan dalam beberapa kasus, kita juga diminta untuk melampirkan copy bukti abmelden dari rathaus. Sebelum datang melapor, terlebih dahulu saya menyarankan untuk menelepon pihak KJRI atau KBRI mengenai kelengkapan berkas yang harus disiapkan. Kondisi yang saya alami waktu itu, saya diharuskan untuk membuat termin terlebih dahulu melalui telepon. Ternyata saat itu pengamanan sedang ditingkatkan pasca adanya peristiwa teror bom di Paris beberapa waktu lalu.

Exmatriculation di web kampus. Untuk informasi lebih lanjut silahkan cek di web kampus masing-masing ya.

Kündigung asuransi. Tips penting sebelum mengurus yang satu ini, gunakanlah semua fasilitas yang diberikan asuransi dengan optimal. Misalnya general check up, daripada mubazir, mending dimanfaatkan (hehe :p). Berkas yang dibutuhkan untuk kündigung adalah kartu asuransinya, bukti exmatriculation, abmeldebestätigung dari rathaus, serta tiket pesawat. Tidak perlu selengkap itu, tapi agar petugasnya yakin bahwa kita betul-betul akan pulang, maka beliau memerlukan berkas-berkas tersebut. Pembayaran asuransi akan diakumulasi sampai tanggal kita pulang ke Indonesia, jadi meskipun kita pulang bukan di akhir bulan, kita tidak perlu membayar satu bulan penuh.

Menutup akun bank. Pengalaman saya di DB Göttingen, kita tidak perlu membuat termin terlebih dahulu, cukup datang ke lokasi dan sampaikan langsung ke teller. Namun pengalaman teman yang menggunakan Commerz Bank, beliau harus membuat termin dengan alasan biar petugasnya bisa mempersiapkannya terlebih dahulu. Untuk menutup akun bank, kita tidak boleh melakukan transaksi online termasuk auto debet at least dua hari sebelumnya, karena mengingat proses online transfer di Jerman membutuhkan waktu kurang lebih dua hari. Oleh karena itu, agar lebih aman, saya menyarankan untuk menyelesaikan semua kepentingan online transfer tiga hari sebelumnya. Karena saat ingin menutup akun bank, pihak asuransi belum melakukan auto debet pada akun bank saya (mungkin ada kesalahan teknis sehingga telat di auto debet, Wallahu’alam), sementara jadwal kepulangan saya ke Indonesia sudah sangat mepet, sehingga untuk urusan penutupan rekening, saya diperbolehkan untuk diwakili oleh teman saya, asalkan orang yang bersangkutan juga adalah nasabah pada bank yang sama. Saat itu saya tetap melaporkan penutupan akun kemudian kartu ATMnya digunting, kemudian teman saya diperbolehkan datang untuk menutup akun saya beberapa hari kemudian. Jika nanti masih tersisa uang di rekening, teller akan memberi semuanya.

Pesan tiket kereta atau bus ke bandara.

Legalisir ijazah. Jika ijazah kita sudah terbit sebelum pulang ke Indonesia, kita bisa melakukan pengurusan legalisir sendiri. Namun jika tidak, jangan lupa untuk membuat surat kuasa pengambilan ijazah kepada teman yang masih akan berada di Jerman. Namun bila proses legalisir ijazah dapat dibantu oleh pihak kampus, maka kita tidak perlu meminta perwakilan teman. Pihak kampus dapat mengirim langsung ijazah kita ke Indonesia.

Packing barang-barang yang akan dipaketkan dengan menggunakan jasa ekspedisi Pulang Kampung. Teman-teman dapat mencari info mengenai jasa ini di halaman facebooknya atau bisa dengan mengunjungi websitenya di http://www.pulangkampung.eu/. Oh iya, untuk kardusnya dapat dibeli di ebay, dengan mengetik keyword “verpackungskönig” (merek ini memiliki kualitas yang bagus karena memiliki dua lapis kertas, sehingga barang kita agak lebih aman dari kerusakan). Ukuran kardus dapat dipilih sesuai kebutuhan. Penjualannya tidak dilakukan secara ecer, sehingga mostly kita harus membeli minimal 10 lembar. Tidak perlu khawatir soal ini karena kita dapat menawarkan kepada teman-teman yang akan pulang ke Indonesia juga dan ingin mengirim barang. Sebagai informasi, saya kemarin mengirim dua paket tujuan Makassar yang berukuran 43 x 33 x 38 cm, masing-masing beratnya berkisar 15 kg, dan kemudian saya membayar sebesar 78 € untuk dua paket tersebut (sangat murah jika dibandingkan dengan mengirim melalui Deutsche Post atau DHL). Pihak Pulang Kampung dapat melakukan penjemputan ke kota kita masing-masing dengan syarat ada minimal 10 paket yang dijemput di kota tersebut. Jika tidak, maka kita harus mengirim sendiri ke gudang mereka di Gronau. Pengiriman ke Gronau dapat dilakukan melalui jasa ekspedisi Hermes. Cukup dengan mendaftar online, maka petugas Hermes akan datang menjemput paketnya di depan pintu kita 🙂

Jika ada barang elektronik yang ingin kita kirim melalui ekspedisi seperti ini dan membutuhkan semacam surat perizinan atau surat keterangan yang berhubungan dengan Bea & Cukai, maka surat tersebut dapat diperoleh di KJRI atau KBRI. Ini dapat sekalian kita lakukan bersamaan saat melapor diri kepulangan.

Jalan-jalan. Sebagai mahasiswa yang studi di Eropa, tidak afdol rasanya bila tidak jalan-jalan di detik-detik akhir kita meninggalkan benua ini. Selain jalan-jalan, teman-teman juga bisa stay di kota tempat studi dan menikmati momen-momen terakhir di sana. Di tahap ini kita bisa memanfaatkan waktu untuk mempersiapkan oleh-oleh, misalnya suvenir, cokelat, teh, kopi, keju, baju, dan lain-lain.

Farewell party sekalian syukuran kelulusan. Tidak ada salahnya melakukan ini, namun jika teman-teman merasa tidak perlu, no worries 🙂

Final packing untuk koper dan tas. Untuk makanan seperti cokelat dan keju, keluarkanlah dari lemari pendingin beberapa jam sebelum berangkat hingga suhunya sesuai dengan suhu ruang. Hal ini perlu agar makanan tersebut tidak terlalu “kaget” dalam beradaptasi dengan suhu di bagasi pesawat. Untuk barang-barang yang fragile misalnya suvenir yang terbuat dari porselen dan kaca, bungkuslah sebaik dan serapat mungkin dengan bubble wrap (luftpolsterverpackungsfolie) kemudian dikelilingi dengan selotip. Contohnya dapat dilihat pada gambar berikut.

Urutan list di atas tidaklah harus diikuti sepenuhnya, sesuaikanlah dengan situasi pribadi teman-teman. While melakukan tahap-tahap di atas, selingilah dengan beres-beres kamar. Pisahkan barang yang akan dibuang, diberi ke orang, dan yang akan dibawa pulang.

Terakhir, selamat datang kembali di tanah air dan persiapkan diri untuk menghadapi culture shock. Karena seperti yang pernah saya alami, culture shock tidak hanya terjadi ketika kita baru menginjak negara tujuan, tetapi juga terjadi ketika kita back to our home country.

Saya tahu bahwa kehidupan di Jerman sangatlah teratur, bersih, dan nyaman, tapi Indonesia menunggu peran kita agar bisa berkontribusi dalam menciptakan suasana hidup yang lebih teratur, bersih, dan nyaman seperti di Jerman.

Salam kangen untuk Göttingen,

Farizah Dhaifina Amran

Mendaftar Asuransi Publik (bagi mahasiswa diatas 30 tahun)

Jerman memang negara yang ‘spesial’. Ada peraturan (terus terang saya sendiri juga belum pernah baca peraturannya seperti apa) yang mengatur bahwa jika usia Anda diatas 30 tahun maka Anda diasumsikan bukan lagi seorang mahasiswa. Konsekuensinya adalah Anda tidak dapat menikmati beberapa atau bahkan semua fasilitas dan subsidi yang diberikan pemerintah Jerman kepada mahasiswanya.

Mengurus asuransi bisa jadi bukan masalah besar bagi mahasiswa yang berusia dibawah 30 tahun (entah yang masih single ataupun yang sudah berkeluarga) ataupun mahasiswa yang berusia diatas 30 tahun (yang single). Karena asumsinya, bagi mahasiswa yang berusia dibawah 30 tahun, Anda masih bisa mendaftar ke beberapa asuransi publik (AOK, TK, Barmer GEK, DAK) tanpa perlu banyak trik, dalam hal ini Anda cukup mendatangi kantor asuransi publik mana saja yang terdekat dengan tempat tinggal Anda, mengisi form pendaftaran dan.. voila!! Asuransi kesehatan Anda akan disetujui.

Sedangkan bagi mahasiswa yang berusia diatas 30 tahun (yang single), meskipun (secara peraturan) tidak bisa mendaftar ke asuransi publik, hal ini juga menurut saya bukan menjadi masalah, karena jika Anda tidak mau pusing, karena beberapa suransi kesehatan private memberikan kemudahan pelayanan kepada para calon nasabahnya berupa online-application via website (Mawista, Care-Concept) atau kalau Anda mau yang agak bonafide sedikit, Anda bisa berkunjung kantor cabang asuransi private (saya prefer Hanse Merkur), mengisi form pendaftaran dan.. tunggu beberapa saat maka asuransi kesehatan Anda akan diapprove.

Tidak usah terlalu pusing jika usia Anda sudah lebih dari 30 tahun dan masih berstatus single, karena LPDP akan membayar secara at cost premi asuransi kesehatan Anda asalkan asuransi tersebut masih dalam skema basic health insurance. Masalah biasanya mulai timbul jika Anda berusia diatas 30 tahun dan berniat membawa keluarga. Jika Anda ikut asuransi privat maka Anda diwajibkan membayar per kepala untuk tiap anggota keluarga Anda, karena asuransi privat tidak ada skema asuransi kesehatan untuk keluarga.

Solusi yang paling memungkinkan jika Anda sudah berusia diatas 30 tahun dan sudah berkeluarga adalah ikut asuransi publik yang memiliki skema family insurance. Saya akan mencoba memberikan beberapa tips yang saya alami sendiri sebagai mahasiswa yang berusia diatas 30 tahun ketika mendaftar asuransi kesehatan publik di Jerman. Beberapa kasus yang akan saya jelaskan disini bisa jadi kasuistis yang hanya berlaku di München, tapi semoga bisa diduplikasi di kota lain di Jerman.

Daftar asuransi kesehatan private

Saya akan langsung to the point dan mengasumsikan Anda sudah selesai dengan urusan registrasi alamat (Anmeldebestätigung) dan membuka rekening bank di Jerman. Langkah selanjutnya adalah Anda perlu daftar asuransi kesehatan private terlebih dahulu. Kenapa kok tidak langsung mendaftar asuransi kesehatan publik saja? Disinilah letak triknya, Anda memerlukan asuransi kesehatan private sebagai salah satu syarat pengajuan residence permit (Aufenthaltserlaubnis) Anda di Jerman.

Saya pribadi merekomendasikan HanseMerkur, karena saya dulu pakai asuransi ini sebelum pakai TK. Nama produknya adalah HanseMerkur Travel Health Insurance. Lho, bukannya untuk daftar residence permit tidak boleh pakai travel insurance? Produk ini bukan travel insurance murni, melainkan produk hybrid antara travel insurance dan health insurance. Saya pakai asuransi ini ketika mengajukan residence permit di München dan saya juga yakin hal inipun bisa diaplikasikan di kota lain. Anda bisa datang langsung ke kantor asuransi HanseMerkur terdekat untuk bertanya lebih lanjut atau bisa daftar langsung di alamat websitenya (https://www.hmrv.de/web/en/travel-insurance/au-pairs-pupils-students-and-trainees/pupils-students-and-trainees).

Masa pertanggungan asuransi kesehatan private ini tidak usah terlalu lama, karena toh nantinya Anda akan daftar asuransi publik juga. Kalau saya sendiri cukup mendaftar 3 bulan saja semenjak kedatangan saya di Jerman. Kenapa kok 3 bulan? Karena asumsi saya adalah saya memerlukan waktu tunggu sampai residence permit saya jadi terlebih dahulu sebelum beralih ke asuransi publik. Selain itu, syarat untuk mendaftar asuransi publik dengan skema voluntary (skema ketika kita sudah memiliki asuransi privat tapi ingin beralih ke publik) adalah kita juga harus bisa membuktikan bahwa asuransi kesehatan kita masih aktif dan rutin membayar premi sebelum beralih ke asuransi publik.

Ajukan residence permit

Jika asuransi kesehatan private Anda sudah jadi (waktu tunggu yang normal biasanya maksimum adalah 14 hari kerja), maka segera ajukan aplikasi untuk membuat residence permit. Saya tidak perlu menjelaskan panjang lebar tentang syarat untuk membuat residence permit di Jerman karena saya yakin informasi ini sudah banyak tersedia di Ausländerbehörde di kota masing-masing ataupun di berbagai blog mahasiswa yang kuliah di Jerman, silakan di-googling saja.

Daftar asuransi kesehatan publik

Setelah anda selesai dengan urusan residence permit (waktu tunggu sampai residence permit jadi biasanya bervariasi antara 4-8 minggu), segera datang ke kantor asuransi publik terdekat (saya prefer TK) untuk mendaftar asuransi dengan skema voluntary. Anda perlu tarik nafas panjang terlebih dahulu dan menjelaskan ke petugas customer service (Kundenberatung) bahwa Anda ingin beralih dari asuransi private ke asuransi publik dengan skema voluntary.

Saya akui sampai tahap ini kadang tidak mudah meyakinkan petugas tersebut, karena memang skema ini jarang sekali ditawarkan oleh asuransi publik dan jarang diketahui oleh masyarakat. Jika Anda ditolak oleh satu petugas, saran saya jangan menyerah terlebih dahulu, cukup datang keesokan harinya dan coba jelaskan ke petugas yang lain, ulangi langkah ini sampai Anda menemukan petugas yang cukup sabar dengan Anda. Jika Anda sudah menemukan petugas yang siap membantu Anda maka, biasanya Anda akan dimintai beberapa dokumen sebagai berikut:

Paspor
Anmeldebestätigung
Aufenthaltserlaubnis
Letter of Sponsorship
Asuransi private yang masih berlaku
Form pendaftaran yang sudah diisi
Pas foto biometrik 3,5 x 4,5 1 lembar

Jika berkas aplikasi sudah masuk dan pengajuan Anda disetujui maka maksimal 14 hari kerja Anda akan menerima surat dari TK yang berisi konfirmasi bahwa Anda sudah resmi menjadi anggota asuransi TK. Untuk kartu asuransinya sendiri biasanya datang terpisah beberapa saat setelah surat konfirmasi tersebut Anda terima terlebih dahulu.

Untuk besar premi bulanannya, TK akan memperhitungkan berdasarkan prosentase pendapatan kita setiap bulan, dalam hal ini adalah prosentase dari living allowance yang kita terima, karena living allowance akan dianggap pendapatan awardee oleh TK. Sekedar informasi, untuk saya sendiri besar peremi bulanan yang harus saya bayar untuk tahun 2016 ini adalah EUR 193,6 per bulan, tidak peduli saya masih single ataupun sudah berkeluarga saya tetap harus membayar sejumlah itu.

Sebagai catatan penutup, beberapa catatan dan asumsi yang perlu saya sampaikan adalah:

Trik ini (bisa jadi) hanya berlaku bagi Anda yang baru datang masih dalam hitungan bulan di Jerman, karena ada beberapa kemungkinan bahwa dengan skema voluntary Anda akan diminta untuk membayar asuransi kesehatan sejak pertama kali Anda menginjakkan kaki di Jerman. Sebagai contoh: Saya datang bulan Oktober 2015, baru resmi terdaftar sebagai member di TK bulan Januari 2016, maka saya diminta TK untuk membayar asuransi saya mulai dari bulan Oktober 2015, bukan dari Januari 2016. Saya tidak tahu apakah hal ini kasuistis tetapi itulah yang saya alami dan beberapa teman saya di München yang coba menerapkan trik yang sama, namun untuk yang sudah tinggal lama di Jerman juga tidak ada salahnya jika mau mencoba.
Saya sumsikan Anda adalah orang yang masih baru datang ke Jerman dan akan mengikuti trik saya, maka saran saya terkait dengan sistem reimburse yang diberlakukan oleh LPDP dalam membayar asuransi adalah, Anda harus mengikhlaskan pembayaran premi asuransi kesehatan private di 3 bulan pertama, anggap saja itu adalah investasi Anda untuk mendapatkan asuransi publik di Jerman. Jangan ajukan reimburse ke LPDP untuk asuransi kesehatan private ini, Anda cukup ajukan reimburse (atau meminta TK mengeluarkan official invoice agar LPDP membayar asuransi setahun kedepan in advance) hanya di asuransi publik saja agar nanti tidak merepotkan Anda sendiri di kemudian hari.

Semoga informasi ini dapat berguna bagi teman-teman semuanya, terutama bagi teman-teman FORMAL yang sudah berusia diatas 30 tahun dan berencana akan membawa keluarga. Viel Glück! 🙂

Oleh: Dimas Yoga Rukmana | Awardee LPDP PK-38 TU München

Menemukan kembali bagasi yang hilang di bandara Jerman

Satu per satu koper penumpang di area klaim bagasi itu diambil oleh pemiliknya. Jam tangan saya sudah menunjukkan waktu makan siang yang hampir berlalu begitu saja di bandara Hamburg saat itu. “Ayah itu kinderwagen ade udah keluar”kata anak bungsu saya sambil mengejar kinderwagen atau stroller miliknya. Anak pertama saya pun ikut menyahut “Nah itu koper kita ada juga”, sambil menunjuk koper ungu milik kami yang kemudian saya ambil. Tinggal satu lagi tas bagasi saya yang belum nampak di area klaim bagasi siang itu. Penumpang yang menunggu bagasi pun telah pergi menyisakan kami yang sedang menunggu tas milik kami yang terakhir. “Wah, bakalan ada sesuatu nih”pikir saya waktu itu dan berasusmsi bahwa tas saya tidak ada di bagasi yang keluar dari pesawat kami atau pikiran liar lainnya terambil oleh orang lain.

Kami pun memutuskan untuk mencari perwakilan maskapai untuk melaporkan kejadian yang kami alami. Tak jauh dari lokasi klaim bagasi ada semacam call center atau helpdeks para maskapai yang mendarat di bandara tersebut. Sambil menunjukkan e-tiket dan stiker bagasi, petugas tersebut dengan ramah melayani dan mendata kehilangan bagasi kami. Ada semacam form tertentu yang diisi oleh petugasnya waktu itu, dan beberapa pertanyaan diantaranya adalah warna koper / tas, jenisnya, kartu identitas berikut alamat dan nomor telpon dan alamat email saya.

Setelah mengisikan semua data yang diperlukan, petugas pun memasukkan data kita untuk melacak keberadaan koper atau tas yang kita cari. Pernyataan terakhirnya yang paling saya ingat adalah “Silahkan Anda pulang saja, nanti akan kami hubungi lagi dan ini tanda bukti pengaduan Anda sedang kami proses, terima kasih”. Sempat yakin tidak yakin juga sih, apakah tas saya akan ditemukan atau tidak. Kalau masalah isinya sih tidak ada yang terlalu penting selain kamera pinjaman dari teman.

Untungnya saat perjalanan pulang menuju rumah, saya mendapatkan sms konfirmasi dari petugas bandara yang menyebutkan bahwa sistem mereka sedang melakukan pelacakan dan akan memberikan informasi lengkapnya via email saya. Sedikit lega, paling tidak ada kepastian ada orang yang sedang mencarikan tas saya. Tidak perlu menunggu lama, 7 jam kemudian saya mendapatkan sms kedua yang menyebutkan bahwa tas saya sudah diketemukan dan akan dikirim ke alamat saya sesegera mungkin. Wow. Janjinya memang begitu.

Benar saja, keesokan harinya ada sms lanjutan yang menyebutkan bahwa tas saya akan segera diantarkan oleh kurir mereka langsung ke depan pintu rumah saya. Lega rasanya mendapatkan update informasi terkini perkembangan tas saya. Akhirnya….tepat di hari ke tiga seorang kurir datang ke rumah saya dengan membawa tas yang selama ini dicari tanpa ada kekurangan alias kumplit isinya. Kekhawatiran saya tas akan sampai jatuh ke tangan orang lain, apalagi jatuh dari pesawat menguap begitu saja. Tetap waspada namun tak perlu terlalu khawatir saat membawa bagasi karena akan ada petugas yang bisa membantu Anda.

Penulis : M. Yusuf Awaluddin (S3 University of Bremen)

Surat Edaran KBRI Berlin tentang Paspor

Berikut ini link informasi dari KBRI Berlin mengenai paspor dengan sistem baru dimana sistem akan mulai diberlakukan pada tanggal 24 November 2015.

Klik link berikut ini : http://www.kemlu.go.id/berlin/Documents/SE.pdf

Informasi dan keterangan lebih lanjut bisa menghubungi : consular@indonesian-embassy.de atau dengan menelepon +493047807273